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2015.03.26

英語の電話対応に使える定番フレーズ【フォネティックコード付】

職場に突然、英語の電話がかかってきてドキッとした経験はありませんか?

私にもそんな経験があります。英語の電話だと分かっていれば多少は心の準備もできますが、事前に分からないからこそ困りますよね。あとで冷静に考えれば簡単に言えるフレーズでも、突然のこととなると焦って頭の中が真っ白になってしまいます。

そんな同じ思いをしたことがある方のために、いざというときに使えるフレーズを集めてみました。プリントアウトしてデスクのすぐに出せるところに置いておくと、突然の英語の電話にもスマートに対応できること間違いなしです!

英語の電話対応の際に気をつけたいこと

英語でビジネスの電話応対って難しそう……というイメージがありませんか? 実は、そんなことはないんです。以下に挙げる3つのポイントさえ押さえておけば、使われるフレーズのバリエーションはそれほど多くありません。

1. ハッキリゆっくり話そう

発音よりも何よりも、これが一番大切です。

「英語に自信が無いし……」と、つい小声でモゴモゴ話してしまいがちですが、電話では相手の顔が見えないだけに、先方にとってもこちらの言っていることが非常に聞き取りづらくなります。自信がなくてもハッキリ話すことを意識したほうが、発音の良さにこだわるよりも断然伝わりやすいのです。

また、忘れがちなのがゆっくり話すこと。電話応対のフレーズを何度か使っていくうちにスッと口から出てくるようになりますが、あまりに早口だと先方は「あ、この人、英語話せる!」と思ってナチュラルなスピードで返してきます。英語の聞き取りに不安がある場合には、敢えてゆっくりすぎるくらいのスピードで話すように心がけてみましょう。早く話すことが大事なのではありません。

2. 単語チョイスで丁寧さを表そう

日常会話とビジネス会話の大きな違いは、表現の丁寧さです。言葉選びによって相手に与える印象も変わってきます。日常会話では “What’s your name?” と言ってもおかしくない場面でも、フォーマルなビジネス会話ではちょっと改まった表現を使いたいですね。

ポイントは簡単。“Could you”、”May I” や “please” を使うだけで一気に丁寧感がアップします。

3. 日本語との違いを知っておこう

日本のビジネスシーンでは必ず出てくる「お世話になっております」。これを英語にしたら何て言うんだろう、と考えたことはありませんか? 実はこれにピッタリ当てはまる英語表現はありません。

また、日本語では謙譲語・尊敬語を使い分けますが、英語ではシンプルです。「部長の田中」は “Mr Tanaka”、「御社のブラウン様」も “Mr Brown” でOKです。

日本語の表現を英語に直訳しようとせず、英語での言い方を身につけようとすることによって、英語の電話応対もスムーズになり、相手にも伝わりやすくなります。

英語の電話対応に使える定番フレーズまとめ

では、実際に使えるフレーズを見ていきましょう。

まずは「全く英語がダメ! とにかく他の人に代わります!」というパターンを、そしてその後に「自分で応対するパターン」をシチュエーション別に紹介します。

とりあえず英語を話せる人につなぐ

自分では対応できないのでとりあえず誰かに代わる場合も、英語が聞こえた瞬間にいきなり保留にするのは先方に失礼ですよね。これから紹介するフレーズを伝えてから、誰か助けてくれる同僚に電話をつなぎましょう。それだけで相手に与える印象は全く違ったものになります。

  • 英語が得意ではありません ”My English isn’t very good/strong.”
  • 英語ができる人に代わります ”I’ll get someone who speaks English.”
  • 少々お待ちください ”Please hold.” “One moment please.” “Could you hold for a moment/second?” “Could you please hold?”

大切なことは「◯◯するのでお待ちください」と伝えてから保留にすることです。英語の電話だと分かった瞬間に “Please hold.” とだけ言って保留にするのも、なぜ待たされるのか分からないままという状態になってしまうので先方に対して失礼です。必ず「英語を話せる人に代わるので」と伝えるようにしましょう。

自分自身で応対する

電話に出る時

  • お電話ありがとうございます ”Thank you for calling.” “Good morning/afternoon.” “Hello”
  • ABC Trade の◯◯(自分の名前)です ”ABC Trade. This is ◯◯ speaking.”
  • ご用件は何でしょうか? ”How may I help you?”
  • どちらさまですか? ”May I ask who’s calling, please?”
  • 誰に御用でしょうか? ”Who would you like to speak to?”

「お電話ありがとうございます」は “Good morning/afternoon.” や “Hello” で代用されることも多いです。また、これらを一切言わずにもっとシンプルに、

  • “ABC Trade. ◯◯ speaking.”
  • “ABC Trade. How may I help you?”

というのも広く使われています。

聞き取れない、聞き取りにくい時

  • もう一度お願いします ”Could you say that again?”
  • もう少しゆっくり話してもらえますか? ”Could you please speak a little slower?” “Could you please speak more slowly?”
  • もう少し大きな声で話してもらえますか? ”Could you please speak a little louder?” “Could you please speak up?”

“please” は文末に置いても、”Could you” の後ろに入れてもOKです。

また、これらの文末に “for me?” を付け加えることもあります。無くてもいいですが、あると「あなたの落ち度ではなく、私がちょっと分からないので」といったニュアンスを出すことができます。

担当者が電話に出られる場合

  • おつなぎします ”I’ll put you through.” “I’ll transfer you.”
  • ◯◯(名前)におつなぎします ”I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.”
  • 担当者におつなぎします ”I’ll put you through to the person in charge.”
  • △△部門におつなぎします ”I’ll put you through to the △△ department.”
  • 少々お待ちください ”Please hold.” “One moment please.” “Could you hold for a moment/second?” “Could you please hold?”

先方が「◯◯さんと話したい」と言うのが聞き取れた場合、その人に電話をつなぎますが、ここでも “Please hold” だけではなく「おつなぎしますので」とひと言添えたいですね。

「電話をつなぐ」の定番表現は “put you through” ですが “transfer you” や “connect you” も使われることがあります。「◯◯に(つなぐ)」と言う場合には “to ◯◯” を後ろに付け加えます。

担当者が電話に出られない場合

  • ◯◯はただいま電話に出られません ”He/She is not available right now.”
  • ◯◯はただいま席を外しております ”He/She is not at his/her desk at the moment.”
  • ◯◯はただいまミーティング中です ”He/She is in a meeting right now.”
  • ◯◯はただいま他の電話に出ています ”He/She is on another line right now.”
  • ◯◯はただいま外出しております ”He/She is out of the office at the moment.”
  • ◯◯はあと1時間で戻ります ”He/She will be back in an hour.”
  • ◯◯は本日は不在です ”He/She is not in today.”
  • ◯◯はすでに帰宅しました ”He/She has left for the day.”

担当者が電話に出られない場合、日本語では「あいにく〜です」と言いますが、英語でも各文章の文頭に “I’m afraid” を付け加えれば同じニュアンスが表せます。また、相手にどうしたいのかをたずねる表現は以下の通りです。

  • このままお待ちになりますか? ”Would you like to hold?”
  • 後でかけ直していただけますか? ”Could you call back later?”
  • 折り返しお電話させましょうか? ”Should I have him/her call you back?”

用件によっては先方が「あとでこちらからかけ直します」と言う場合もありますが、そんな時にも、

  • お電話をいただいたことをお伝えしておきます ”I’ll tell him/her you called.”

とひとこと添えることができれば、先方は安心しますよね。

伝言を受ける時

伝言を受けるのはハードルが高いと感じる方も多いかもしれませんが、実際に数をこなして慣れるのが上達への唯一の方法です。もし、相手の言っていることを聞いてみて分からなければ、上で紹介した「もう一度言ってもらえますか?」や「もう少しゆっくり話してもらえますか?」という表現を織り交ぜながら、挑戦してみましょう!

  • 伝言をたまわりましょうか? ”Would you like to leave a message?”
  • もう一度お名前をいただけますか? ”May I have your name again?”
  • スペルを教えてもらえますか? ”How do you spell your name?” “Could you spell your name please?”
  • 電話番号をいただけますか? ”May I have your phone/contact number?”
  • 会社名をいただけますか? ”May I ask what company you are calling from?” “Where are you calling from?” “May I ask what company you are with?”
  • メールアドレスをいただけますか? ”May I have your email address?”
  • 確認のため復唱します ”Let me repeat your information to make sure I got it right.”

そして、最後にはこんなフレーズで締めくくればバッチリです!

  • 伝言を必ずお伝えします “I’ll make sure he/she gets the message.”

その他のお役立ちフレーズ

英語の電話を取ってドキドキしたけど、なかには「間違い電話だった」ということもあります。そんな場合にも無言でガチャンと切るのではなく、こんなフレーズを活用してみましょう。

  • 番号をお間違えではないですか “I’m afraid you have the wrong number.”
  • ◯◯という名前のものは社内におりません “There is no ◯◯ here.” “I’m afraid ◯◯ doesn’t work here.”

さいごに

いかがでしたか?

それぞれのフレーズには他の表現方法もありますが、今回はフォーマルで無難な言い回しをお届けしました。いくつかパターンがあるものは、自分が一番言いやすいものを一つ覚えておくといいですね。

また、名前のスペルを確認する場合には “T” と “D”、”M” と “N” などを聞き間違えてしまう可能性もあるので “A for alpha” などと国際的に定められた “phonetic alphabet”(フォネティックコード)を利用すると確実です。

phonetic alphabet

こちらも合わせてプリントアウトしておけば、いざという時にも慌てず自信をもって応対できること間違いなしです。

繰り返しになりますが、英語の電話応対のコツは焦らずにゆっくりハッキリと話すこと。最初は誰でも聞き取れなかったり、失敗やミスもありますが、上達のためには数をこなすしかありません。準備が整ったら、あとは練習あるのみです!!

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