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2016.12.19

相手を引きつけ「伝わる」英文メールを書くための3つのコツ

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毎四半期に一度アップデートされるオクスフォード英語辞典ですが、2016年9月の最新版にはなんと500もの用語が追加されたと言います。そもそも言葉というものは時代と共に発展していくものですが、最近ではテクノロジーの進化による新用語の登場も相まって、すべての用語を把握することが困難なほど。

使う言葉は変化しても、いつの時代にも普遍的であり続けるのが文章を書く際のルールです。それが記事でもEメールでも、送った先に相手がいる文章は、「伝える」ために書くもの。例えば仕事なら、多忙な相手の注意を引き、最後までメールを読んでもらうことがビジネスチャンスに繋がります。ところが、読み返さないときちんと頭に入ってこない長たらしい文章をよく見かけます。

今回ご紹介するコツは、普段私が海外の取材先などとやり取りする際にも心がけていること。もとのヒントを得たのは、物書きにとってバイブルと言われるE.B.White氏による『Elements of Style』です。この3つのことを心がけるだけで、無駄のない明瞭な英文に近づけるはずてす。
 

1. “I think” や ”somewhat” を断捨離する。

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私が普段から記事を書く際に心がけているのが、パソコンのキーを叩く指を止めずにまずは書き上げてしまうことです。

迷ってもまずは書き切って、後から読み返す。この読み返して文章を洗練していく編集作業こそ、原稿を書くことより重要です。アーネスト・ヘミングウェイも ”Write Drunk Edit Sober” (酔って書いて、シラフで編集せよ)という名言を残しています。

さて、書き上がった英文を読み返す時は、年末の大掃除のように恐れずに言葉を潔く断捨離していきます。文章の意味が伝わらなくなってしまう言葉を削ってしまっては本末転倒ですが、私たちの英文には、無くても意味が通じる不要な言葉がたくさん潜んでいます。

例えば、”that / I think / somewhat / suppose to” などが該当します。以下の使用例を見てみると、”I think”(「私は…思う」)が冒頭になくても意味が通じることがわかります。
 
【使用例1】

変更前:“I think that our numbers from last month looks promising.”
変更後:“Our numbers from last month looks promising.”
(先月の数値には手応えを感じています。)

また下の例では、「やや」「多少」を意味する ”somewhat” が欠けても、状況が不可解だということは伝わりますよね。これもまた飾り言葉なのです。
 
【使用例2】

変更前:“For the new manager, the situation is somewhat puzzling.”
変更後:“For the new manager, the situation is puzzling.”
(新しい管理者にとって、状況は不可解です。)

自分が書いた英文を読み返す時は、丁寧に一語一語を意識すること。そこにその言葉が本当に必要なのかどうかを問うてみましょう。

 

2. 曖昧な表現を避けて言い切る。

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目を見て話している時でさえ、相手が曖昧で表現を使うとすんなり入ってこないことがあります。一方通行のEメールの場合は尚更です。そのため、Eメールでは曖昧な宙ぶらりんな表現はできるだけ避けて、明瞭で断定的な文章を使うべきです。

というのも、ダラダラ長い英文が続く時、読み手はそれを細心の注意を払って読まなければいけません。また曖昧さが残る文章だと、それを理解するために最初から読み直すような手間がかかります。同じことを最小限の言葉で伝える方法がないかを模索することで、無駄のない文章が出来上がります。

例えば下の英文でいえば、成功しなかったという意味の “the fact that she had not succeeded” という表現を言い換えれば、それは ”failure” と同義です。より短く簡潔な表現を選ぶことで、文章がクリアになります。
 
【使用例1】

変更前:“She was not able to get over the fact that she had not succeeded.”
変更後:“She did not get over her failure.”
(彼女は自分の失敗を受け入れることができなかった。)

次の使用例2は、「現在、私は広告業界で職を探しています」となりますが、ここで「現在」とわざわざ時間を指す言葉を使わなくても、職を探していることは伝わりますね。よって “At the moment” は、除外してしまいましょう。
 
【使用例2】

変更前:“I am seeking a new career in advertising at the moment.”
変更後:“I am seeking a new career in advertising.”
(私は広告業界で職を探しています。)

『Elements of Style』には、読者の興味を喚起するためには、”Prefer the specific to the general, the definite to the vague, the concrete to the abstract.”とあります。

「一般的より具体的に、曖昧より明確に、抽象的より具体的に」
を心掛けましょう、

 

3. 否定の“not” をポジティブな表現に置き換える。

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人間関係においても、ネガティブな人よりもポジティブな人に囲まれていたいと考えるのはごく自然なこと。

同様に、文章でも人は意識的または無意識的に「〜ではない」より「〜である」という表現に心地よさを感じる傾向があるようです。これを『Elements of Style』では ”Put statements in a positive form” と表現しています。

“Not” を使う否定気な文章を、ポジティブなものに置き換える。下の使用例1であれば、 ”did not remember” はシンプルに ”forgot” と表現できます。これは『Elements of Style』で紹介されている例文です。

また ”did not have confidence” は ”was unconfident” と置き換えることができます。
 
【使用例1】

変更前:“She did not think that studying Latin was a sensible way to use one’s time.”
変更後:“She thought the study of Latin a waste of time.”
(彼女はラテン語の学習を時間の無駄だと思っていた。)

 
【使用例2】

変更前:“He did not remember to bring home eggs from the grocery store.”
変更後:“He forgot to buy eggs for home.”
(彼は卵を買い忘れた。)

 

おわりに

英文を書くための手引きとして書かれた『Elements of Style』ですが、こうして見てみると、日本語で文章を書く際にも応用できることがわかります。文章を書き終えたら、現状以上に削れるところがないかを十分に確認してみましょう。

仕事上のメールを書く際に私がよく使うのは、内容をできるだけ箇条書きにしてしまうことです。パッと要点を伝えることで長い文章を読まずに済むため、相手の時間を尊重することができます。その他にも、文章に埋もれてしまわないことで漏れや見過ごしが減り、認識違いを防ぐ効果もあります。

英語で文章を上手く書けるようになりたいという方は、オンライン教育プラットフォーム『Udemy』のライティングコースがおすすめです。ウォール・ストリート・ジャーナルなどの記者だったShani Raja氏の講座ですが、『Elements of Style』に共通する良い文章を書くためのコツを学べるはずです。
 

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