ビジネスマン必見! 英語のビジネスメールを書くときに知っておくべき10のポイント

英語のビジネスメールを書くときに知っておくべきポイント

英語のビジネスメールって、どのように書いたらいいのか悩みませんか?

友人同士のカジュアルなメールとは違い、取引先やお世話になっている企業などとのやりとりは「どんな書き出しで始めたらいいの?」「どんな文章なら相手に良い印象を持ってもらえるの?」などと細かいところまで気になってしまうもの。それが英語でのメールともなればなおさらです。

そこで今回は、英語でビジネスメールを書くときに最低限おさえておきたいポイントを10個ご紹介します。

これさえ知っておけば、メールひとつ書き上げるのに何時間もかかってしまう……なんて状況も打破できるはずですよ!

1. 件名は簡潔に

メールの件名(subject)は、相手が受け取ったときに内容をすぐに推測できることが大切です。

一般的に件名は短く簡潔なものがベストですが、スパムメールと間違われないようにある程度の情報も盛り込みましょう。

  • Request → Request for price list
  • Inquiry → Inquiry about payment options

“Hello” など、メールの内容が推測しにくいものは避けましょう。

2. 宛名の書き方

英語の場合は、会社名・部署名などは書かずいきなり “Dear” と宛名から始めるのが一般的です。

また、2人以上に送る場合には “Dear Mr. ◯◯ and Mr. ◯◯” とすることもできますが、数が多い場合には “Dear clients” や “Dear All” などと書くこともできます。(ややインフォーマルになります)

フォーマル度や相手との親密さの度合いによって、いくつかあるパターンのなかから使い分けましょう。

Dear Mr. Brown,

とてもフォーマルな書き方。女性の場合には “Miss” と “Mrs.” を区別しない “Ms.” が一般的です。

Dear John,

フォーマル度は少し和らぎます。

Dear Sam White,

相手の性別が分からない場合には Mr. も Ms. も使いません。

Dear Sir or Madam, または Dear Sir/Madam,

相手の名前も性別も分からない場合。スラッシュよりも “or” を使ったほうが丁寧です。

Dear Customer Service,

特定の個人だけではなく、部署名を入れて使うこともできます。

To whom it may concern,

受取人の名前が分からない、もしくは不特定の人に送る場合に使われます。逆に言えば、誰に宛てたかをはっきりさせていないので、メールを読んでもらえない可能性も……。求人の応募など、どうしても読んでもらいたい場合には可能な限り担当者の名前を調べましょう。

そして、同僚や何度もやり取りをしている相手には、以下のようなもう少しくだけた表現がよく使われます。

  • Hi John,
  • Hello John,
  • John,

3. 書き出しの書き方

書き出しの書き方

日本語のビジネスメールにつきものである「いつもお世話になっております」のような書き出しの挨拶文。英語には、これを書けばOK! といった定型文はありません。いきなり本題に入って用件を簡潔に伝えるのが一般的です。

まず、初めての相手にメールを送る場合には自分が何者なのかを簡潔に書きます。

My name is Taro Suzuki and I am the Managing Director of ABC Trading.
「私はABCトレーディング社代表取締役の鈴木太郎です」

続けて、メールの目的を簡潔に述べます。

I am writing to enquire about …
「…についての問い合わせでメールをしています」

I am writing to request …
「…の依頼でメールをしています」

I am writing with/in reference to …
「…についてメールをしています」

ちょっとした挨拶のようなものを入れたい場合には、本文の一番最初に以下のような文章を入れることもできます。

Hope all is well.
「全て順調であることを願っています」

We trust this email finds you well.
「お元気でお過ごしのことと思います」

4. 丁寧な表現を使う

本文は簡潔で伝えたい内容がはっきり分かるものがベストです。でもだからといって、表現方法に工夫が要らないわけではありません。

英語のビジネスメールでも、日本語と同じように丁寧な表現が相手に良い印象を与えるのは間違いないでしょう。特に何かを依頼する場合は、より注意を払う必要があります。

詳しい表現方法は以下の記事を参考にしてみてください。

《参考記事》
・「社長、その件について教えてくれ」を丁寧な英語表現に変える6つのルール|DMM英会話ブログ
・「買う」は buy じゃなくて purchase! ビジネスで使えるフォーマルな英単語を身につけよう|DMM英会話ブログ

5. 短縮形は使わない

短縮(縮約)形とは、“I'm” や “It's” のようにアポストロフィー(')で短くした形のことを言います。

それほどフォーマルではないメールやメモなどには日常的に使われますが、フォーマルなビジネスレターでは使わません。同様に、メールでもフォーマルな感じを出したい場合にはあえて短縮形を避ける傾向があります。

  • I'm → I am
  • It's → It is
  • don't → do not
  • I'll → I will
  • I've → I have
  • I'd → I would
  • should've → should have

6. “no” や “not” をできるだけ避ける

noやnotをできるだけ避ける

“no” や “not” といった否定詞は、語感的にもネガティブな印象を与えてしまいがち。短縮形と同様にできるだけ避け、ほかの表現で言い換えられる場合はそちらを使いましょう。

I can't attend the meeting tomorrow.
→ I am unable to attend the meeting tomorrow.

文章の表現をポジティブに保つことも大切です。

7. 日付の書き方に要注意

日付の表記方法にはアメリカ式とイギリス式があります。誤解や混乱を招かないために、普段から統一しましょう。
また、月の表記も数字ではなくアルファベットで書くようにすると親切です。

《アメリカ式:月→日→年》
・January 20th, 2016
・January 20, 2016
・January 20th

《イギリス式:日→月→年》
・20th January 2016
・20 January 2016
・20th January

1st, 2nd, 3rd, 21st, 22ndなど、基本的な序数の表現も間違えないようにしましょう。

8. 締めの挨拶

日本語のビジネスメールで定番の「お忙しいところ」「お手数ですが」「どうぞよろしくお願いいたします」。これをそのまま英語に直訳して使ってはいけません。

かといって、用件だけで本文を終えるのはプロっぽさに欠けます。本文の一番最後には以下のような締めの挨拶を入れるのが一般的です。

I look forward to hearing from you.
「お返事お待ちしております」

If you have any (further) questions, please do not hesitate to contact me.
「(さらに)質問がございましたらお気軽にご連絡ください」

Please feel free to call me if you require any further information.
「もっと詳しい情報が必要な場合は遠慮なくお電話ください」

9. 結びの言葉

結びの言葉

本文を書き終え、ホッと送信ボタンをクリック……したいところですが、ちょっと待って。
きちんとしたビジネスレターなら最後に忘れてはいけないのが結びの言葉です。ある無しで相手の印象がガラッと変わるので、必ず入れるようにしましょう。

Yours sincerely,
「敬具」

面識がない人に対して使われるとてもフォーマルな表現。この後ろはフルネームを書くのが一般的です。

  • Best regards,
  • Kind regards,
  • Regards,

“Kind/Best regards” も「敬具」という意味で、簡略したものが “Regards” になります。

これらの結びの言葉の後ろには名字ではなく名前を入れます。例えば、

Kind regards,
Taro

といった感じですね。
相手と親しい間柄で、もう少しパーソナルな感じを出したい場合には以下のようなものも使われます。

  • Warm regards,
  •  (Many) thanks,
  • Thank you,

10. もう一度読み直す

メールを書く上でとても重要なのに、多くの人が飛ばしてしまいがちなプロセスがこの「最後に読み直すこと」です。

文法やスペルの間違い、大文字小文字の使い方にも間違いがないかを必ずチェックしましょう。きちんと書いたつもりでも、読み返してみると案外間違いが多いことに気づくはずです。

さいごに

メールを書く際にどの程度丁寧に書くべきか悩むこともあるかもしれませんが、面識のない相手に初めてメールを送る場合には、フォーマルに仕上げるほうが無難です。

相手からの返信を受けて何度もやり取りをするなかで、相手のトーンに合わせてこちらも少しカジュアルな表現に変えていく……というように徐々にアジャストしていきましょう。

そして、冒頭でも書きましたが、ビジネスメールは簡潔さが最も大切です。まわりくどく書かないこと。相手が忙しい時間の中でサッと読んですぐに理解できる文章を心がけましょう!

 

【美しい英文メールを書くために】