【司会進行役編】英語のビジネス会議で使える英語表現

英語のビジネス会議で使える英語表現

普段のカジュアルな日常会話と違って、英語でのビジネス会議となると急に緊張してしまいませんか? どんな言い回しやフレーズを使えばプロフェッショナルに見えるのか、気になる人が多いのではと思います。

ビジネス英語は一見難しそうですが、会議で使う言い回しはある程度決まったものが多くあります。そこで今回は、海外のクライアントとの会議で使える言い回し・フレーズを全2回に渡って紹介していきたいと思います。

まず前編の今回は、海外からクライアントを迎えた会議を主催する側として、司会進行役になった場合に役立つ英語表現を場面を追ってご紹介します。

会議前こそ率先してコミニュケーションを

会議前こそ英語で率先してコミニュケーションを

英語の会議となると、それだけで緊張してしまったり、ピリピリとした空気を作ってしまいがち。

しかし実は、会議の本題に入る前こそが大切なんです。直前の時間の使い方次第で、その後の会議の雰囲気や進行も大きく変わってきます。

自己紹介で緊張を解いて

まずは、会議のメンバー(クライアント)が姿を見せはじめたら、自分から積極的に声をかけてみましょう。初めて会う人にも、自分から名乗って自己紹介をするのがベストです。

面識のある相手には名前で呼びかけることも大切です。

待ち時間はスモールトーク

スモールトークとは、天気や時事ネタといったちょっとした世間話のようなものです。

実はこのスモールトーク、ビジネスの場では決して軽視できないもので、挨拶をしたり飲み物を飲んで会議の開始を待つ間スモールトークを交わすことは、一種の礼儀となっています。
話しかけずにいるのは失礼と取られてしまう場合もあるので、英語が苦手だからと尻込みせずに、簡単な小話を楽しみましょう。

話す内容は本当にたわいのないことでOK。逆に、スモールトークでは大事な話や込み入った話はしません。一般的には以下のような話題が多いです。

【ビジネスについて】
・How's business?

・How's business been?

【天気のこと】
・It's cold today, isn't it?

・How's the weather in your country?

【訪日について】
・Is this your first visit here?

・How was your flight?

【週末のことなど】
・How was your weekend?

・Do you have any plans for the weekend?

いざ本番!会議スタート

いざ本番!英語で会議スタート

さて、いよいよ会議が始まりました! 会議の開始から最後までスムーズに進行できるよう、使えるフレーズをシーンごとみていきましょう。

 

1. 会議を始めるときのフレーズ

ここで覚えておきたい英単語は “let's(〜しましょう)”、そして “get started(始める)” です。

2. 出席者へのあいさつ

参加者に会議へ出席してくれたお礼を述べ、面識のない出席者がいる場合にはここで全員に紹介するといいでしょう。

また、欠席者がいる場合は、それも出席者に知らせるのが一般的です。 ここでは “unfortunately” や “I'm afraid” の「残念ながら」という表現がよく使われます。

また “received apologies” は「(会合などに)参加できず、すみませんと連絡をもらった」という意味合いになります。

3. 会議の全体的な流れを説明する

本題に入る前に、会議で何を話し合うのか全体的な流れを全員で確認しておくとスムーズに進みます。

「〜について話し合う」は “talk about” や “discuss” などで表現し、いくつか議題がある場合には “Firstly…secondly …” と順序を示したりします。“If time allows(時間が許せば」” という表現も覚えておくと便利です。

アジェンダを使った会議なら

アジェンダを使った会議なら

会議では “agenda(会議の予定表)” を配布し、それに沿って議論が進められることもよくあります。全員の手元に行き渡っているか、ここで確認しておきましょう。

4. 最初の議題に入る

議題に入る際には、話の流れを変える “So,” に加えて “start with 〜(〜で始める)” を使うとスムーズです。

5. 議題を変える

1つ目の議論を終えて次へ移る際にも、進行役のスムーズな誘導が欠かせません。“Next” や “Now”、“move on to” といったフレーズを効果的に使いましょう。

6. 話がまとまらない場合

一つの議論に時間がかかりすぎていたり、時間ばかりかかって進展が見られない場合にも、進行係がうまく切り上げる必要があります。

ここでは “run out of time(時間がなくなる)”“short on time(時間が足りない)” といった表現で一旦区切りをつけましょう。

また、場合によっては後日の話し合いへ持ち越す、別の機会にゆずるといった言い回しもぜひ覚えておきたいですね。

会議の〆、出席者への気遣いも忘れずに

会議の〆、出席者への気遣いも忘れずに

会議も終盤に差し掛かりました。最後は「会議を終わります」というフレーズはもちろん、出席者への感謝の言葉も忘れてはいけません。

そして、〆ではこんなセリフでしっかりフォローするのも忘れずに。些細なことですが、相手に与える印象が格段にアップします。

まとめ

ビジネス会議を進行するときに使える英語表現、いかがでしたか?
決まった言い回しをある程度頭に入れておけば、急な司会進行役を任されてもへっちゃらです!

次回はいよいよ、会議で意見を述べる時に役立つ表現をご紹介します。お楽しみに!