【アレンジからフォローアップまで】海外との電話会議をスムーズに進めるコツと使える英語フレーズ

こんにちは。
マンツーマンの英語コーチをしている、Maiです。

グローバル化が進み、海外の同僚やビジネスパートナーと、直接会わなくてもスムーズに仕事ができる時代になりました。

しかし、海外のメンバーと実際に仕事を進めようと思うと、特に難しいのが電話会議・TV会議ではないでしょうか?

ましてや、自分が会議のホスト役になってしまったら、どこから手を付けていいかわからないという人もいるかもしれません。

今日は、外資系企業で多様なミーティングを開催した経験から、私が特に大切だと思う、電話会議のアレンジからフォローアップまでのコツをお伝えしたいと思います。
 

アレンジは相手の目線で

時差を考慮する

海外のメンバーと電話会議をする場合、どうしても考慮しなければならないのが、時差、タイムゾーンです。

アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏の3つの地域にまたがる会議だと、誰かが深夜、あるいは早朝に出席することになります。

仕事だから招待されれば当然出席するでしょう、と考えるかもしれませんが、文化によっては、ワークライフバランスを重視し、業務時間以外の時間は働かない、という人もいるわけで、その人達は当然のように、不参加通知を送ってきます。

必ず自分が犠牲になって自ら深夜帯を選ぶべき、とは思いません。でも、それぞれの人がどういう時間帯に会議に出席することになるのか、ホストとしてきちんと考慮した上で時間帯を決めることは大事なことだと、私は思っています。

ただ、実はその前段階としてもっと大事なのは、本当にその人がリアルタイムでその会議に出席することが必要なのか、招待を送る前に一考することです。

外資系の会議では、会議に出席して、内容を聞くだけで発言しない、という人はいません。聞いてもらうだけなら、録音して後でシェアしたり、議事録を送ったりすれば良いのです。ですから、参加してほしい人=発言してほしい人=議論に関わって欲しい人、ということになります。

出席確認をする

そして、きちんと出席をうながすには、アジェンダや返信期日を明記することに加え、その人から見た、参加することのメリットを明確に提示する、ということです。以下、具体例を見ていきましょう。

一例ですが、ミーティングの目的をこのように文頭に入れることで、参加者に目的意識を持ってもらうことができます。

返信期日についてはこのように書きます。

アジェンダは、箇条書きにし、担当者/責任者の名前を入れます。

上記のような形で、ミーティングの招待メールを送り、まずはひと仕事終了です。
 

会議でホストがすべきこと


さて、会議当日です。まずホストとしては、参加者に問題なく “call in” (電話で会議に入ること)してもらえるよう、準備を整えておく必要がありますね。各国から入るための電話番号や会議コードなどは、リマインダーとして前日あたりに送っておくと良いでしょう。

オープニング

オープニングでは、バラバラと入ってくる人達に挨拶して、名前を言ってもらい、参加状況を確認しつつ、場をあたためます。適宜、今誰が会議に入っていて、誰を待っている状態か、というような説明も入れたほうがいいでしょう。

というような感じです。

ビデオの場合は、可能なら顔を見せるようにしたほうが、スムーズな議論ができます。ビデオをオフにする場合でも、最初だけは顔を見せて、出席者にも顔を出すよう促すようにしたほうがいいでしょう。これは、小さなことのようで、効果は大きいので、是非やってみてください。

ファシリテーション

電話会議の場合、ホストは対面で行われる会議以上に進行に気を遣う必要があります。普通の会話でも沈黙は嫌われますので、電話会議ならなおさら、沈黙を作らないよう、色々な合いの手を入れたほうが良いでしょう。

会話がうまく噛み合っていない、と思ったときには助け舟を出します。

というようにです。

また、話が脱線したり、回線トラブル等で時間がかかったりして、時間内に議題を話しきれない、なんてことにならないよう、時間に気をつけておく必要があります。これはとても重要です。

いつも同じオフィスで会える人達なら、また別の機会でフォローアップすれば済みますが、3地域同時に話をできるのはこの時間に限られているわけで、次の機会はあるとしても数週間後や、数ヶ月後というようなことになってしまいます。

メールでフォローアップするといっても、メールでの議論はより一層、複雑になりまとめるのが難しくなります。ですので、アジェンダをしっかり消化できるよう、タイムキーピングも心がけましょう。

例として下記のような表現が使えると思います。

クロージング

クロージングでは、議論の中で浮かび上がった ”action item” (アクションアイテム、次にとるべき行動)を確認することをおすすめします。誰が、何を、いつまでにやるのかが、曖昧なままだと次に進めませんので、確認しておくことが大事です。

例えば、このように確認していきます。

最後は、参加してくれたことにお礼を言って、終了します。

 

ミニッツでフォローアップ


ミニッツとは、”minutes”、議事録のことです。
特に電話会議では、会議中にとったメモを共有し、お互いの理解を確認するためにも、ミニッツを送ることをおすすめします。

会議中に “note taker” (議事録をとる人)を指名してもいいですが、私は自分でメモをとります。そのほうが、内容の細部まで気をつけて聞くことができるからです。一参加者としてなら聞き逃してしまう内容も、後で議事録を送らなければならないと思うと、耳に意識を集中して聞くことができます。

それでも、聞き逃してしまった場合は、全員に送る前に、その内容を知っている人、発言した人に確認したほうがいいでしょう。

ミニッツを送るのは会議後すぐでなくても構いませんが、確認作業はできればすぐにやったほうがいいと思います。相手は時間帯によっては、すぐにオフラインになって寝てしまい、次に連絡がとれるのは半日後、ということもありますので、なるべく早くつかまえて、答えを聞き出しておいたほうが得策です。
 

まとめ

さて、このようにアレンジからフォローアップまでを見ていくと、最初から最後まで、参加者の時間帯にとても気を遣っているのがわかるかと思います。

3地域でのリモート会議というのは本当に、全員で集まれる、ごく限られたとても貴重な時間ですから、大切にし、できるだけ有意義に使えるように心がけていただくといいと思います。

そして、随時、確認の合いの手を入れ、アクションアイテムの確認、さらにミニッツでフォローアップすることにより、決まったことを漏れなく実行に移すことができるかと思います。

以上、私がたくさんの失敗・成功経験から学んで培った、電話会議進行のコツをお伝えしました。是非ご参考にしていただき、有意義な会議を実施していただければと思います。