日程調整からリマインドまで！ミーティングをセッティングするときの英語フレーズまとめ

ビジネスに欠かせないミーティングは、そのセッティングがスムーズにできるかどうかによって仕事能力のレベルまで判断されかねません。

しかし、日本語で行うのは簡単でも、英語でとなると、どんな表現を使えば良いのか迷うことはありませんか？

今回は「ビジネスミーティングのセッティングに役立つ英語フレーズ」をご紹介していきます。文章をカスタマイズするのに役立つフレーズもたくさん挙げてご案内します！

ミーティングのセッティングを行う英語フレーズ

まずは、「ミーティングをセッティングする」は英語でどう言うのかから確認してみましょう。

set up a meeting｜「行う」というニュアンス。
schedule a meeting｜「開催日を決める」というニュアンス。
arrange a meeting｜「都合を付けて手配する」というニュアンス。

ミーティングを「呼びかける」というときは “call for a meeting” と言います。

ミーティングの種類

主なミーティングの種類を挙げます。

urgent meeting｜緊急ミーティング
regular meeting｜定例ミーティング
monthly meeting｜月例ミーティング
formal/informal meeting｜公式／非公式ミーティング

ミーティングのメールを送る

メールタイトルのポイント

ミーティングを開催する旨を、関係者にメールで連絡しないといけません。

メールのタイトルは、本文を読む前から内容を把握できるような表現にしましょう。

Meeting to discuss 〇〇（〇〇についてのミーティング）
Meeting to decide 〇〇（〇〇を決定するミーティング）
Meeting to finalize 〇〇（〇〇の件をまとめるミーティング）

参加・不参加の連絡など、返信が必要な場合はタイトルに “Response required（要返信）” と添えると対応してもらいやすくなります。

日程の提案とすり合わせフレーズ

すでに日程が決まっている場合は、次のフレーズに続けてミーティングの詳細を箇条書きにして伝えると分かりやすくなります。

例えば、販売戦略についてのミーティングを行う場合は次のように書きます。

【使用例】

＜英文＞

We are holding a meeting to discuss sales strategies as follows.

・Date and time：Wednesday, 22nd May, 9:30 AM-11:00 AM
・Venue/Location：Small conference room
・Agenda/Subject：Sales strategies and action plans

＜和訳＞
販売戦略について話し合うミーティングを以下の通り行います。

日時：5月22日水曜日、午前9：30～午前11：00
会場：小会議室
議題：販売戦略と実施計画について

これから日程を決める場合は、以下に挙げていくような文で参加者の都合を確認します。まずは、特定の開催日時を提案し相手に伺いを立てる場合の例文です。

Would you be available on Wednesday the 3rd at 10 am for a meeting?

3日の水曜日午前10時にミーティングできますか？

複数の日程候補がある場合は次のように書き、続けて候補となる日時を箇条書きにします。

Please let me know the preferable date and time from the list below.

以下リストより、ご都合の良い日時をお知らせください。

相手の都合に合わせる場合は、次のようにたずねます。

Could you please advise/indicate date and time which would suit your schedule?

ご都合の良い日時をお知らせいただけますか？

必要に応じて使うカスタマイズ表現

ここからは様々な場面に応じて使えるフレーズをご紹介します。便利な表現ばかりですのでぜひ使ってみてください！

日程の確保

開催日は予定を空けて都合を確保しておいて欲しいときは、こんな決まり文句を使ってみましょう。

Save the date.

日程を空けておいてください。

（仮）を表現する

まだ決定していない事項を「仮」と但し書きするには、“tentative（暫定的な）” という単語を使います。必要に応じ、“TBD（To Be Decided または Determined = 後ほど決定）” や “TBA（To Be Announced = 後ほど連絡）” といった省略表現も使ってみると良いでしょう。

Location: Meeting room （Tentative）

場所：会議室（仮）

資料の添付

資料を添付する場合は、次のように一筆します。

Please find/see attached for more details.

詳細については添付をご覧ください。

参加・不参加の返信

参加・不参加の連絡を求める場合は、返信の締め切り日（deadline）を設定しましょう。

Please confirm by the deadline.

締め切り日までにご連絡ください。

「全員参加」というには “mandatory（義務、必須である）” を使います。

Please note that the attendance is mandatory.

必ず参加すること。

“optional（任意）” という言葉も知っておくと便利です。

Attendance to the lunch is optional.

昼食会の参加は任意。

直前のお知らせ

開催のお知らせから当日まで間がないときは、次のような一文を添えましょう。 “short notice” とは「直前のお知らせ」という意味です。

Sorry for the short notice.

急なお知らせで申し訳ありません。

質問等はご連絡を

「質問があればお気軽にご連絡ください」という決まり文句があります。

Should you have any questions, please feel free to ask.

質問があればお気軽にご連絡ください。

参加を呼びかける

参加を呼び掛けるフレーズで締めくくるなら、次の表現は「皆さま奮ってご参加ください」に相当する親しみある表現です。

Hope to see you all there!

皆さま奮ってご参加ください。

リマインダーを送る

開催日まで間があるときは、参加者がうっかり予定を忘れてしまっている可能性もあります。参加率を高めるため、事前にリマインドのメール＝ “reminder” を入れましょう。

“gentle” や “polite” といった単語を加えることで、押しつけがましくない丁寧な表現を作ります。

This is just a gentle reminder that the meeting will be held tomorrow at 10 am.

ミーティングは明日10時です。

ミーティング設定のお知らせメールサンプル

記事内でご紹介した表現を使い、社内向けの案内メールを「日程が決まっている場合」と「決まっていない場合」の両パターンで書いてみましょう。

日程が決まっている場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

Dear Members of procurement dept.,

We will be having an above titled meeting on this coming Monday.
The details are as below. Please let me know if you cannot attend.

・Date: Monday, June 10th
・Time: 2:00 PM-4:00 PM
・Location: Meeting room A

Regards,
Suzuki

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

来週月曜、表題の件につきミーティングを行いたいと思います。
詳細は下記の通りです。参加できない場合は当方までご連絡ください。

・日時： 6月10日（月） 2:00 PM-4:00PM
・場所：ミーティングルームA

よろしくお願いします。

鈴木

日程が未定な場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

Dear Members of procurement dept.,

I would like to arrange a meeting as titled.
Please let me know your preferable dates and time from the list below.
The venue will be announced later.

・Monday, 10th June, 2:00 PM-4:00 PM
・Wednesday, 12th June, 10:00 AM-12:00 PM
・Friday, 14th June, 10:00 AM-12:00 PM

Please reply within this week.
If you have any concerns or questions, feel free to ask.

Regards,
Suzuki

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

表題の通りミーティングをセッティングしたいと思います。
下記一覧よりご都合の良い日時をお知らせください。
場所は追ってご連絡します。

・6月10日（月） 2：00 PM-4:00 PM
・6月12日（水） 10：00 AM-12:00 PM
・6月14日（金） 10：00 AM-12:00 PM

今週中にご返信願います。
不明点、質問等あればご連絡ください。

よろしくお願いします。

鈴木

ミーティングの準備に役立つキーワード

知っていると便利なキーワードと、それらを使った例文を挙げます。セッティング時のコミュニケーションの参考にしてください。

【attendee（出席者）／participant（参加者）】

“attend（出席する）” から派生した “attendee” は「出席者」を意味します。

“participate（参加する）” から来ている “participant（参加者）” も必要に応じて使い分けてみましょう。

How many attendees / participants are expected for the meeting?

ミーティングの参加者は何名が予定されていますか？

【chairperson/chair（議長）】

現代では、性別を男性に限る “chairman” ではなく “chairperson” または “chair” と呼ぶ方が好感を持たれます。

Who is most appropriate to ask to be the chairperson/chair?

誰に議長を頼むのが一番適切でしょうか？

【handouts（プリント、資料）】

「部数、冊数」は “copy” で数えます。

Please prepare 10 copies of the handouts by the morning of the day.

当日の朝までにプリント資料を10セット用意してください。

【agenda（議題）】

ミーティングを招集する際は、会議の内容を明確にすることがポイントです。

Please put 〇〇 at the top of the agenda.

〇〇の件を議題のトップにしてください。

【minutes（議事録）】

“minute” を複数形で使うと「議事録」の意味になります。

Please take the minutes of the meeting and distribute it to all.

ミーティングの議事録を取って全員に配布してください。

まとめ

ミーティングそのものには時間をかけても、セッティング作業は手早く済ませたいですよね。

英語で行うにしても必要な語彙や表現はお決まりのものばかりなので、慣れてしまえば難しいことはありません。

状況に合わせて臨機応変な対応ができるよう、記事には文章をカスタマイズする英語表現も豊富に盛り込みました。是非使ってみてください。