英語の電話対応に使える定番フレーズ【フォネティックコード付】

職場に突然、英語の電話がかかってきてドキッとした経験はありませんか？

私にもそんな経験があります。英語の電話だと分かっていれば多少は心の準備もできますが、事前に分からないからこそ困りますよね。あとで冷静に考えれば簡単に言えるフレーズでも、突然のこととなると焦って頭の中が真っ白になってしまいます。

そんな同じ思いをしたことがある方のために、いざというときに使えるフレーズを集めてみました。プリントアウトしてデスクのすぐに出せるところに置いておくと、突然の英語の電話にもスマートに対応できること間違いなしです！

英語の電話対応の際に気をつけたいこと

英語でビジネスの電話応対って難しそう……というイメージがありませんか？実は、そんなことはないんです。以下に挙げる3つのポイントさえ押さえておけば、使われるフレーズのバリエーションはそれほど多くありません。

1. ハッキリゆっくり話そう

発音よりも何よりも、これが一番大切です。

「英語に自信が無いし……」と、つい小声でモゴモゴ話してしまいがちですが、電話では相手の顔が見えないだけに、先方にとってもこちらの言っていることが非常に聞き取りづらくなります。自信がなくてもハッキリ話すことを意識したほうが、発音の良さにこだわるよりも断然伝わりやすいのです。

また、忘れがちなのがゆっくり話すこと。電話応対のフレーズを何度か使っていくうちにスッと口から出てくるようになりますが、あまりに早口だと先方は「あ、この人、英語話せる！」と思ってナチュラルなスピードで返してきます。英語の聞き取りに不安がある場合には、敢えてゆっくりすぎるくらいのスピードで話すように心がけてみましょう。早く話すことが大事なのではありません。

2. 単語チョイスで丁寧さを表そう

日常会話とビジネス会話の大きな違いは、表現の丁寧さです。言葉選びによって相手に与える印象も変わってきます。日常会話では "What’s your name?" と言ってもおかしくない場面でも、フォーマルなビジネス会話ではちょっと改まった表現を使いたいですね。

ポイントは簡単。"Could you"、"May I" や "please" を使うだけで一気に丁寧感がアップします。

3. 日本語との違いを知っておこう

日本のビジネスシーンでは必ず出てくる「お世話になっております」。これを英語にしたら何て言うんだろう、と考えたことはありませんか？ 実はこれにピッタリ当てはまる英語表現はありません。

また、日本語では謙譲語・尊敬語を使い分けますが、英語ではシンプルです。「部長の田中」は "Mr Tanaka"、「御社のブラウン様」も "Mr Brown" でOKです。

日本語の表現を英語に直訳しようとせず、英語での言い方を身につけようとすることによって、英語の電話応対もスムーズになり、相手にも伝わりやすくなります。

英語の電話対応に使える定番フレーズまとめ

では、実際に使えるフレーズを見ていきましょう。

まずは「全く英語がダメ！とにかく他の人に代わります！」というパターンを、そしてその後に「自分で応対するパターン」をシチュエーション別に紹介します。

とりあえず英語を話せる人につなぐ

自分では対応できないのでとりあえず誰かに代わる場合も、英語が聞こえた瞬間にいきなり保留にするのは先方に失礼ですよね。これから紹介するフレーズを伝えてから、誰か助けてくれる同僚に電話をつなぎましょう。それだけで相手に与える印象は全く違ったものになります。

大切なことは「◯◯するのでお待ちください」と伝えてから保留にすることです。英語の電話だと分かった瞬間に "Please hold." とだけ言って保留にするのも、なぜ待たされるのか分からないままという状態になってしまうので先方に対して失礼です。必ず「英語を話せる人に代わるので」と伝えるようにしましょう。

自分自身で応対する

電話に出る時

「お電話ありがとうございます」は "Good morning/afternoon." や "Hello" で代用されることも多いです。また、これらを一切言わずにもっとシンプルに、

というのも広く使われています。

聞き取れない、聞き取りにくい時

"please" は文末に置いても、"Could you" の後ろに入れてもOKです。

また、これらの文末に "for me?" を付け加えることもあります。無くてもいいですが、あると「あなたの落ち度ではなく、私がちょっと分からないので」といったニュアンスを出すことができます。

担当者が電話に出られる場合

先方が「◯◯さんと話したい」と言うのが聞き取れた場合、その人に電話をつなぎますが、ここでも "Please hold" だけではなく「おつなぎしますので」とひと言添えたいですね。

「電話をつなぐ」の定番表現は "put you through" ですが "transfer you" や "connect you" も使われることがあります。「◯◯に（つなぐ）」と言う場合には "to ◯◯" を後ろに付け加えます。

担当者が電話に出られない場合

担当者が電話に出られない場合、日本語では「あいにく〜です」と言いますが、英語でも各文章の文頭に "I’m afraid" を付け加えれば同じニュアンスが表せます。また、相手にどうしたいのかをたずねる表現は以下の通りです。

用件によっては先方が「あとでこちらからかけ直します」と言う場合もありますが、そんな時にも、

とひとこと添えることができれば、先方は安心しますよね。

伝言を受ける時

伝言を受けるのはハードルが高いと感じる方も多いかもしれませんが、実際に数をこなして慣れるのが上達への唯一の方法です。もし、相手の言っていることを聞いてみて分からなければ、上で紹介した「もう一度言ってもらえますか？」や「もう少しゆっくり話してもらえますか？」という表現を織り交ぜながら、挑戦してみましょう！

そして、最後にはこんなフレーズで締めくくればバッチリです！

その他のお役立ちフレーズ

英語の電話を取ってドキドキしたけど、なかには「間違い電話だった」ということもあります。そんな場合にも無言でガチャンと切るのではなく、こんなフレーズを活用してみましょう。

さいごに

いかがでしたか？

それぞれのフレーズには他の表現方法もありますが、今回はフォーマルで無難な言い回しをお届けしました。いくつかパターンがあるものは、自分が一番言いやすいものを一つ覚えておくといいですね。

また、名前のスペルを確認する場合には "T" と "D"、"M" と "N" などを聞き間違えてしまう可能性もあるので "A for alpha" などと国際的に定められた "phonetic alphabet"（フォネティックコード）を利用すると確実です。

こちらも合わせてプリントアウトしておけば、いざという時にも慌てず自信をもって応対できること間違いなしです。

繰り返しになりますが、英語の電話応対のコツは焦らずにゆっくりハッキリと話すこと。最初は誰でも聞き取れなかったり、失敗やミスもありますが、上達のためには数をこなすしかありません。準備が整ったら、あとは練習あるのみです！！