日本と海外の会議の違い|英語圏のミーティングで成功するコツ

外国の会議

「日本の会議」というと、出席人数が多くて時間も長く、大規模なイメージがあるので、海外でも有名です。

いかに効率よく会議を進めていき、みんなの頭に内容を入れられるかを考えている海外と比べてしまえば、日本の会議はあまり効率が良いとは言いがたいことでしょう。

海外では、普段の仕事環境のなかでも頻繁に会議をする機会があり、会社によっても会議の仕方や内容、時間の長さ、規模などが大きく異なってきます。

そこで今回は、日本と海外の会議の違いを見ていき、英語圏のミーティングで成功するコツを少しシェアしていきたいと思います!

日本の会議の特徴

もちろん会社によっても会議の仕方が異なってくると思いますが、日本でいう会議の大まかな特徴は、以下の通りだと思います。

  • 参加人数が多め
  • 誰も決定権を持っていないケースが多い
  • 意見を言う人が圧倒的に少ない、もしくは、いない
  • 一方的に伝えるだけなことが多い
  • 5分程度で終わる内容を1時間くらい引き伸ばしてしまう
  • 何も決まらないことが多い
  • 重役の人はあまり話さない
  • 名刺交換の時間を設けることがある
  • 座席指定がある

海外の会議の特徴

会議中の5人

一方で、海外では、プロダクティビティ(生産性)を重要視しており、日本の会議とは正反対の特徴を持っています。

出席人数は必要最低限

海外でのミーティングは、必要最低限の人数で行われることが多いため、何のために会議をするのかがわかっていないような人は参加していません。

日本のように議事録をする係の人なども、自分達で簡単にメモを取ることができるため、いないケースが多いです。

決定権はみんなにある

海外の会議では、とても活発にディスカッションが行われるため、次々に決定事項が決まるというケースも多いです。

一人ひとりの意見を大切にするため、発言しないでいると意見を求められることも多く、反対意見を言っても根に持たれるようなことはありません。

みんなの意見を聞いて、みんなの意見を元にさまざまなことが決定されます。

最低限の時間で会議

あまりにも長い会議は、内容もあいまいなことが多く、集中力も途切れてしまうため、効率性に欠けます。

海外の会議は必要最低限の時間で行われ、パパッと終わるようなイメージがあります。

もちろん長時間の会議やオリエンテーションもありますが、集中力を維持するために休憩を頻繁に取ったり、refreshments といって、食べ物や飲み物が用意されていて、息抜きの場をあたえることも多いです。

指定席はないことが多い

基本的に海外の会議は、指定席制ではありません。自由に席に着いて会議に参加することが可能で、暗黙の了解などの細かい席指定はありません。

名刺交換の時間はあまり取らない

海外の会議では、名刺交換の時間は設けられないことの方が多いと思います。早めに着いた人同士で積極的に話をし、名刺交換をしてどんどんビジネスの幅を広げることは当たり前で、名刺交換という時間を設けなくても自然とビジネスの場を作っていくことができる環境にあります。

一般的に名刺は使われますが、日本に比べると名刺交換に関するルールや決まりなどがなく、カジュアルな感じで相手と交換することが多いです。

アジェンダ通り

海外の会議では、必ずアジェンダ (agenda) というものが用意され、会議の流れと内容を簡単に書いた紙が出席者全員に渡されます。

話の内容がそれないよう、アジェンダに沿って会議が進められるため、会議で何をするのかが明確です。

アジェンダを作ることによって、出席者全員に、参加する目的をわかりやすく知らせることができます。

会議室もビジネスの場

会議室でも、ビジネスの場を逃すという惜しいことは海外ではしません。

会議の始まる前や休憩時間などに、積極的に他の参加者と接触をし、ビジネスの場を広げいていくのは海外では当たり前だといえます。

さて、こうして比べてみると、海外での会議は、日本の会議とはやはり真逆といってもいいくらいですよね。

海外では、ダラダラと長引く会議は効率性に欠け、集中力も切れてプロダクティブ性にも欠けてしまうため、ときにはあまり得策だとはいえないこともあるでしょう。

いかに効率よく会議を行うかが最重要視され、あまり必要ではないとみなされる会議ははしょってしまうという企業も少なくないんですよ。

英語圏のミーティングで成功するコツ

ホワイトボードを使って発表中の女性が笑っている姿

日本と海外の会議の違いについて触れたところで、今度は英語圏のミーティングで成功するコツをいくつか紹介したいと思います。

アクティブリスニングで内容をしっかり把握する

海外のミーティングでは発言をすることが当たり前なので、内容をしっかり把握していないと、あとあと恥をかいてしまうことも。アクティブリスニングで、しっかり頭のなかで自分自身に質問をしながら内容を整理していくことで、積極的に会議に参加することができます。

マルチタスクをせず会議に集中する

会議中にマルチタスクをすると、どんなにマルチタスクに自信がある人でも、大事なところを聞き逃してしまうことがあります。最低でも慣れるまではあまりマルチタスクをせずに、会議に集中するようにしましょう。

意見を出す/質問することを恐れない|最低でも1、2回は発言するように心がける

何度も言いますが、海外のミーティングでは、発言をするのが当たり前です。

賛成の意見や反対の意見、ちょっとよくわからない意見など、どんな意見が出ても否定をされることはないので、自信を持って発言しましょう。

また、わからないところはわからないと言って、細かく説明してもらいましょう。最低でも1、2回は発言するように心がけると良いと思います。

会議前や休憩時間で他の参加者と知り合う

会議に少し早めについた場合や、休憩時間など、時間が許す限りは他の参加者と積極的に話をして知り合っておくと良いと思います。

というのも、前もって話をしておくことで、後々会議のなかでも発言しやすくなると思うからです。また、ビジネスの場を広げるきっかけにもなるかもしれないので、一人でも多くの人に話しかけるようにすると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたか?

海外のミーティングと日本の会議は、正反対といっても良いほどの違いがあることがわかったと思います。世界的に見ても、日本の会議は、少しかしこまりすぎている印象があったみたいですね。

海外では、プロダクティビティが重要視されるため、必要最低限の人数、内容、時間で行われることが多く、発言の場も多く設けられます。

今回の記事を読んで、海外のミーティングで成功させるコツを少しでも学んでいただければ幸いです。