
英語で電話対応!プロフェッショナルな声の特徴とは?

電話での会話では、声の印象があなたの評価を左右する大きな要素です。顔が見えない分、声のトーンや話し方がコミュニケーションの鍵を握りますよね。
日本語でさえ気を使うのに、英語でなんて…
と思った、そこのあなた!
今回の記事では、英語での電話対応で意識すべきポイントを解説します。ポイントを押さえれば、緊張してしまいがちな電話対応でも、きっと大丈夫ですよ。
意識すべき声のポイントと、実際に電話対応でよく使われるフレーズをあわせて紹介していきます。
それでは、実際にみていきましょう。
第一印象は声で決まる!
英語での電話対応では、声のトーン(tone)、話す速さ(pace)、そして明瞭さ(clarity)が特に重要です。
フレンドリーなトーン

フレンドリーで親しみやすいトーンは、好印象を与えます。フレンドリーに、明るくこういってみましょう。
はっきりとした発音
ハキハキとしたクリアな発音は、相手に安心感を与えます。
自信と信頼感を伝える声
プロフェッショナルな声の特徴は、落ち着きと自信です。英語で話すときには、次のような工夫が効果的です。
- 高すぎず低すぎない安定した声
- UmやUhなどのフィラー(繋ぎ言葉)を控える
繋ぎ言葉の 代わりに以下のように言ってみましょう。
プロフェッショナルな声を磨くテクニック
1. 姿勢と呼吸

背筋を伸ばして座るか立つことで声が通りやすくなります。また、深呼吸を取り入れ、リラックスした声を心がけましょう。
2. トーンと明瞭さ
声のトーンが適切か意識することも重要です。対応に備えて、発音練習で明瞭さを向上させることも役立ちますよ。
3. 話す速さと間の取り方
英語では、速すぎると焦っている印象、遅すぎると退屈な印象を与えます。適度なスピードを心がけたいですね。周りで、心地良い速度で話している人を見つけて、真似をしてみるのも効果的です。
また、強調したい部分で間を取ることで、聞き手に印象を残します。
4. 音量コントロール
相手が聞き取りやすい音量を保って話しましょう。声が小さいと、発音がわかりやすかったとしても、電話では聞こえません。相手に伝わるレベルのボリュームで、ハキハキと話すのが良いですね。
5. 感情と共感
感情に寄り添ったトーンをうことは、言語関係なく大事ですよね。相手が困っているのに、元気に明るく話してしまうと、「この人話聞いてるのかな?」と思われてしまうかもしれません。
また、クレーム対応などの場合は感情を抑え、冷静さを保つことが課題になってきます。リラックスを保つためには呼吸が大切です! ポイント1を思い出してくださいね。
一般的なビジネス電話の会話例

1. 電話をかけるとき
自分の名前と会社名はハッキリと伝えましょう。これにより、相手が状況をすぐに理解できます。
「May I…」は丁寧な表現です。 「Can I…」よりフォーマルな場面に適しています。
2. 電話を受けるとき
自分が応対している時間帯(Morning, Afternoon, Evening)を間違えないように!
必要以上にカジュアルにならず、適度にプロフェッショナルなトーンを心がけてください。
3. 取次を頼むとき
「Could you please…」は非常に丁寧な依頼表現です。急いでいるときでも省略せずに使う方が印象が良いです。
部署名が複雑な場合は、ゆっくり発音して間違いを防ぎましょう。
4. 聞き返すとき
"I’m sorry" を添えることで、相手に失礼な印象を与えません。
必要に応じて、「どの部分を繰り返してほしいのか」を具体的に伝えるとさらに丁寧です。
5. 伝言をお願いするとき
伝言内容をシンプルにまとめ、混乱を避けましょう。伝言の締めくくりには、自分の連絡先や必要な対応を明確に伝えることが重要です。
6. 折り返しをお願いするとき
自分の電話番号をゆっくりとはっきり伝えましょう。
7. 終わりに挨拶をするとき
挨拶は明るく元気に言うことで、好印象を残します。
全体としての注意点は、
- スピード:ゆっくり話し、相手が理解しやすいペースを保つ。
- トーン:フレンドリーさとプロフェッショナルさのバランスを意識する。
- 明瞭さ:特に名前や電話番号など、間違いが生じやすい部分は慎重に発音する。
このようなポイントを意識することで、スムーズで好印象な英語での電話対応ができます!
声を磨くための練習法
1. 録音して確認する
自分の声を録音して聞き、トーンや話し方を確認しましょう。
また、他人からのフィードバックも活用しましょう。
2. 早口言葉と発声練習
早口言葉や発声練習で明瞭さを鍛えられます。ウォーミングアップに使える英語の古典的な早口言葉をみてみましょう!
どうですか? 読めそうですか?(笑)
滑舌に自信のない人は、このような早口言葉でウォームアップしてから電話に臨むと良いかもしれません。
3. スクリプトを読む練習
スクリプトを使って読み上げ練習を行い、抑揚や発音を磨きます。ビジネスメールの内容を音読することも、良いトレーニングですね。
実際の会話で試してみよう!
練習したテクニックを日常の電話対応で活用し、少しずつ習慣化しましょう。
また、会話の後で振り返りを行い、改善点を見つけることも大切です。
英語での電話対応は、声の印象がすべてです。
自分の声を磨き、相手に自信と信頼を届けられるような電話対応を目指しましょう!