接客業はもちろんですが、仕事で人と関わる以上、クレームはつきものです。

実際筆者も海外での接客業の仕事経験がありますが、「そんなことで？」と思うような小さなクレームから大きなクレームまでさまざまなものがあり、日本よりも難易度の高いクレームに日々驚いていた記憶があります。 

そこで今回は、英語でうまくクレームに対応する方法とコツを紹介していきたいと思います。

クレームに対処する最も一般的な方法は、「文章」と「口頭」のコミュニケーションです。

メールなどの文章で対応する場合と、直接口頭で対応する場合によって表現方法が異なることがありますので、その違いにも注意しながら見ていきましょう！

英語でうまくクレームに対応するコツ 

Tip 1: 個人的に受け止めない 

海外でクレームが出た場合、攻撃的な姿勢でものごとを言ってくる人がたくさんいるのが事実です。どんなことを言われても、個人的な攻撃と受け止めないように心がけましょう。

自分自身と会社を守るためにも、相手を敬い、落ち着いて対応することが大切です。 

ちなみに英語で「個人的なことだと受け取らないでね」は「Don’t take it personally」と表現をすることができます。 

Tip 2: 話をよく聞き、相手の状況を理解してあげる 

話をよく聞いて、何が不満で何に対してクレームを言っているのか、質問をしながら問題を探っていくことは、とても大切なステップです。話を聞いてあげるだけでも気持ちが軽くなることが多いため、辛抱強く話を聞いてあげましょう。 

また、英語ではよく put yourself in their shoes と表現されることがありますが、要するに、「彼らの立場に身を置く」ことで相手に自分はあなたの気持ちがわかってますよと伝えることが大事です。そうすることで、大抵の場合は相手も気持ちを落ち着かせてくれます。 

大変な目に遭っている際に誰かにその大変さを理解してもらえたら嬉しいですし、ちょっと心が軽くなりますよね？ その心理を利用します。 

では、そんなときに使える英語フレーズを見てみましょう。

以下の表現はメールなどでの文章で使われることが一般的な、より形式的な表現です。

一部の例で I「私」の代わりに We「私たち」を使用しているのは、個人ではなく会社を代表して話しているからです。

上記のフレーズを使う場合は、その後に「何が不満なのか」をお客様に確認する必要があります。例えば：

問題点を確認した後に、Is that right/correct? と付け加えれば、問題点を理解していることを示すことができます。

Tip 3: 言い訳にならない程度に問題が生じた理由を説明する 

クレーム対応する際は、問題が生じた原因をきちんと説明しましょう。

ただただ原因を説明するだけでは言い訳に聞こえてしまうこともあります。そのため、「こういう原因でそうなってしまったが、もっとできることはあったと思う」など、申し訳なさを入れつつ、言い訳に聞こえないように注意しましょう。 

Acknowledge「認識する」は文章でのコミュニケーションに主に使用します。口頭でのやりとりでは以下の表現の方が、より自然に聞こえます。

Tip 4: しっかり心を込めて謝る

心にもない謝罪をされたところで荒くれた気が収まる人はなかなかいないかと思います。顧客に対しても同じです。

心のこもっていない謝罪はかえって顧客の機嫌をさらに損ねることになるので、謝罪をする際は心を込めてしましょう。たとえこちらのミスでなかったとしても、クレームに対しては否定をせずに責任を取る姿勢を見せるのも大事です。 

日本語には「お客様は神様です」というフレーズがありますが、英語にも似たようなものがあり、The customer is always right（お客様は常に正しい）というフレーズがありますよ！

また、以下のような、相手を煽ってしまうような謝り方をするのは避けるようにしましょう。なんとなく他人事で申し訳ないと思っていないような、冷たい謝り方に聞こえてしまいます。 

【避けた方が良い表現①】

【避けた方が良い表現②】

Tip 5: 柔軟に考え、ポジティブな解決策を提案する 

嫌な気持ちになっている際に、さらにネガティブな気持ちになってしまう「No」という言葉は聞きたくないという人が多くいます。解決策として割引やクーポン、バウチャーなどを提案したり、自分ができる範囲の要求は聞いてあげましょう。 

もしも相手が要求していることが自分ではどうにもできないことだったとしたら、「それは残念ながらできかねますが、これはできますよ」という代わりの解決策を提案してあげると良いです。否定で終わるのだけはやめましょう。 

そうすることで、ただ単に謝るのではなく、問題をどうにか解決しようという姿勢をお客様に見せることができます。 

以下の表現は、口頭でも文章でもどちらのコミュニケーションでも使用できます。

また、何を言っても怒鳴られて、どうしたら気を休めてくれるのかがよくわからなくなってしまった場合などは、正直にその旨を伝えるのも良いかもしれません。 

まとめ 

いかがでしたか？

会社や店側のミスなどで、自分自身が腹を立てているときやがっかりしているときに、どう対応されたらあなたは心を落ち着かせることができますか？ もしくは嬉しい気持ちになりますか？

結局のところはあなたもお客様も同じ人間です。常に、自分がクレームを言っている際にされたら嬉しいことを考えながら対応するようにすると、うまく対応ができるのではないかと思います。

うまくクレームに対応するには、相手をいかに落ち着かせるかが鍵です。

相手の状況に自分の身を置き、相手の気持ちを理解した上で、相手を気遣い、解決策を提案するという流れで相手の気持ちに寄り添うと、相手もあなたに寄り添ってくれるはずです。 

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なかでも、もっともシンプルで、それでも何を書けば良いのかわからないものにあたるのが「件名」です。

そこで今回は、英語のビジネスメールの「件名」について書き方を説明していきたいと思います。 

ビジネスメールの「件名」の役割 

ビジネスの場では、多くの役職の人が日常的にメールを活用しています。毎日たくさんのメールを受信していると、重要度や緊急性を判断して優先順位を決める場合もあります。

そこで判断基準に確認するものが「件名」であり、メールを開く前にメールの用件を伝えるという役目があります。 

また、ビジネスメールでは、件名を入れることがマナーであり、件名を入れないで送信してしまうと、メールのエチケットに反することになります。件名のないメールは、ウィルスメールや迷惑メールに間違われてしまう可能性があり、読んでもらえないこともあります。

そういった、仕事に無意味なメールに間違われるほか、件名を入れないでメールを送ってしまうと、相手にエチケットのわかっていない人という印象も与えてしまうので、件名は忘れずに入れるようにしましょう。 

メールの「件名」で気をつけること 

その1: 一目で用件がわかるような件名を心がける 

長すぎて瞬時に用件を確認することのできないような件名は、後回しにされたり、受け手に不便を感じさせる（迷惑をかける）可能性があります。端的で、用件が一目でわかるような件名を心がけましょう。 

その2: 簡単すぎてもNG

件名は端的に用件を相手に伝える役目があるという説明をしましたが、短すぎてもNGです。なぜなら短すぎる件名は、迷惑メールやスパムメールと間違われてしまう可能性があるからです。

実際よく見かけるスパムメールの件名に注目してみると、attention 「注目」や inquiry「お問い合わせ」、 notice「お知らせ」や quote/estimate 「見積もり」など、内容が漠然としていることが多いです。そのため、このような漠然とした内容の件名ではスルーされてしまうことがあります。長すぎず、短すぎない件名を心がけましょう。 

× Confirmation 「確認」

○ Confirmation of Your Reservation for August 4 「8月4日の予約確認」

× Order「注文」 

○ Order for _____ 「____の注文」

その3: 件名を全て大文字で書くのはNG 

件名を全て大文字で書いてしまうと、これもまたスパムメールに間違われてしまうことがあります。大文字で表すのは、単語の最初の文字だけで、冠詞や前置詞などは文頭にこない限り小文字にするのが一般的です。

× URGENT: RESPONSE REQUIRED 「至急: 応答必須」

○ Request for Your Confirmation of Receipt of This Email「このメールの受け取り確認の返信のお願い」

あわせて読もう：英語の大文字と小文字にはルールがある？使い分け方9選を解説

その4: 早く読んでほしい／絶対に読んでほしいときはそのサインを 

緊急の連絡や、絶対に読んでほしいメールなどは、Urgent: や Reminder: などを件名の頭につけることがあります。また、メール自体に「high importance 」のマーク (!) をつけることで、大事なメールであることを表すことができます。 

英語メールの「件名」のさまざまな例 

お願いをするとき: Request for 〜

確認をするとき: Confirmation of 〜 

問い合わせをするとき: Inquiry about (regarding)〜  

お知らせをするとき: Notification (notice) of 〜 

招待をするとき: Invitation to 〜 

お礼をするとき: Thank you for 〜  

まとめ 

いかがでしたか？

ビジネスメールの「件名」は、意外にも大切な役割があり、そのルールを知っていないと、「ビジネスマナーや（メール）エチケットの知らない人」という印象を与えかねません。

ビジネスの場ではメールのやり取りがたくさんあるので、ルールをしっかり学び、メールを送る際に恥ずかしくないようにしておくことがとても大切です。

この記事がみなさんの参考になれば幸いです！

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日本語の結びの言葉でさえも、さまざまな種類があり、メール内容によって使い分けていますよね。でも、それらを英語で書くとしたらどのようになるのでしょうか？

今回は日本でもよく使われている結びの言葉の英語版と、知っていると便利な sign-off をご紹介します。

ビジネスメールでよく使われる sign-off

まずは、よく使われる英語の結びの言葉をご紹介します。

日本語ではよく使われるのに、実は英語のメールではあまり使われないという意外な言葉もあるので、参考にしてみてくださいね。

「よろしくお願い致します」にあたる sign-off

日本のビジネスメールでは「よろしくお願い致します」と最後に書きますが、英文のビジネスメールでは、このように書くことができます。

Regards は regard の三人称単数現在形で、s がうしろにつくと「気にかける、顧慮する」という意味になります。

Regards に Kind や Best をつけると、「よろしくお願い致します」や「敬具」のような意味になります。

使われる頻度は Kind regards がもっとも多く、次に Best regards、最後が Regards です。

また、直接的な「よろしくお願い致します」という言葉ではなく、違う締め方もあります。

Sincerely の意味は「心から」ですが、これに yours を追加すると「敬具」という意味になります。

ちなみに、対義語にあたる「拝啓」は Dear です。

もう少しカジュアルな sign-off

「ご多幸をお祈りします」「万事ご成功をお祈りいたします」のカジュアルな言い方が best です。

今一番メールの結びとして目にする確率が高い挨拶ではないでしょうか。フォーマルなビジネスメールの Regards と同じくらい無難かつ汎用的で、フレンドリーさや明るさが感じられる結びだといえます。

友達、家族、同僚、かなり仲のいい上司との日常的なメールのやり取りならばほぼ問題なく使用できます。アプリのサポートや、ネットショッピングのカスタマーサービスなどで、カジュアルさが売りの企業から届くメールにも多く使われています。

イギリス、オーストラリア、インドなどイギリス英語圏で使われる親しみを込めた表現。

Cheers は「ありがとう」「じゃあね」「ばいばい」「ハーイ！」などあらゆるシーンで使える親しみを込めた挨拶です。

メールアプリのBoomerangが行った調査によると、もっとも返信率が高い結びの言葉は Cheers だそうです。しかし、アメリカ英語ではあまりなじみがないため、意味が通じないということはなくても違和感を感じる人がいるかもしれません。

とくに日本人が突然使用すると驚かれてしまうかもしれないので、ある程度自分のキャラを理解してくれている相手へのメールの結びで使うのがおすすめです。

感謝の言葉を伝えたいときの sign-off

「ありがとう」は普通に Thank you とだけ書くこともできますが、ビジネスメールにふさわしい丁寧な表現方法は、次のようになります。

上記の例文のように、for のうしろには「何に対してのお礼なのか」をはっきりと明記することで、より丁寧になります。

もちろん、Thank you とだけ書くこともできるので、メール内容に合わせて、使い分けてみてくださいね。

ほかにも、「感謝を伝える英文お礼メールの書き方」を詳しく説明している記事もあるので、ぜひ参考にしてみてください。

頼まれたことへの対応をしたときの sign-off

前の項目では、誰かへ頼みごとをするときに使う sign-off をご紹介しました。

では逆に何かをお願いされて、頼まれたことが完了した場合はどのような sign-off を使ったらよいのでしょうか。

「完了した」という報告文の後に相手を気遣う sign-off を入れると、より丁寧な印象になりますね。

お詫びを述べるときの sign-off

サービスのメンテナンスなどで、先方にご迷惑をかけてしまうかもしれないというお詫びをする際は、基本的に apologize （謝罪する）という単語を使い、sign-off を書きます。

for the のうしろに、何に対しての謝罪なのかを明記しましょう！

返信を待たせるときの sign-off

面接などを実施した際に、候補者への結果の連絡に時間がかかってしまう場合や、何かを頼まれて、対応するのに時間が必要な場合には、次のような sign-off を使うことができます。

Get back to 〜 は直訳すると「〜に戻る」と思われがちですが、実はこの3語が並ぶと「〜へ返信する」という意味になるのです。

また、ASAPの部分を、within + 一定の期間（this week＝今週など）と書き換えると「（いついつ）までに」と伝えることができます。ぜひ活用してみてください。

ただしASAPはインフォーマルな表現（略語）になるので、仲の良い同僚などには使えますが、上司や初対面の人、会ったことのない人には使わないように気をつけましょう！

どうしても上司に対してASAPを使いたい場合は at your earliest convenience（もっとも都合の良い、早いときに） という表現方法があるので、ぜひ使ってみてください。

ちなみに、返信が遅れた場合に使える英語フレーズをまとめた記事もあるので、ぜひ合わせてお読みください。

相手を気遣う sign-off

最後にご紹介するのは、相手を気遣う sign-off です。

日本語でも「どうぞご自愛くださいませ」という結びを見かけることが多いですよね。英語でも、相手を気遣う定番の sign-off があります。

ふたつ目の例文の a wonderful vacation を、ほかのイベントに書き換えることもできます。例えば、weekend (週末) を代わりに入れると「よい週末を」という sign-off が作れます。

くれぐれも、「ご自愛ください」という意味を込めて Please love yourself と書かないように！ 締めのご挨拶というよりも、まるで励ましているように捉えられる可能性があるので、注意しましょう。

知っていると便利な sign-off

使用頻度の高い sign-off をご紹介しましたが、次は、そこまで使用頻度は高くないものの、知っていると便利な sign-off をいくつかご紹介します。

最後の例文は、何かの報告をするメールの締めに使うことができます。

正しく使って sign-off を応用してみよう

いかがでしたか？

this month や wonderful vacation のように、単語を入れ替えるだけで、さまざまな場面で使うことができます。

そして、Best regards や Sincerely のように、意外な意味の単語をそれぞれ組み合わせて 「よろしくお願い致します」や「敬具」のような sign-off を書くことができるので、ぜひ応用してみてくださいね。

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例えば、日本語特有の「いただきます」「おかえり」などは、英語には決まった言い方がないですよね。

「お疲れ様」もその一つで、日本人がよく使うとても便利な言葉なのですが、英語ではどう表現していいかわからない方が多いのではないでしょうか。

今日はビジネスシーンで大活躍の言葉「お疲れ様」の英語表現をシーン別に紹介したいと思います。


オフィスでの「お疲れ様」の英語表現

日本語のビジネスシーンで使われる「お疲れ様」にはいくつかの意味があります。

社内での挨拶として使ったり、ねぎらいの言葉として使ったり、退社時の挨拶にも使われますね。

社内挨拶の「お疲れ様」の英語表現

社内での挨拶として使われる「お疲れ様」は、声を掛ける時間帯によって言い方が変わってきます。

「あれ、これって普通の挨拶じゃない？」と思われた方もいるかもしれません。

日本人がビジネスのさまざまなシーンで使う「お疲れ様」は、英語だと普通の挨拶とかわらない表現になります。

この他にも、同僚には「元気？」「調子はどう？」「最近どう？」のような意味を持つ以下の言い方で「お疲れ様」を表現することもできます。

もし上司に対して言う場合は、最後に Mr./Mrs./Ms.〇〇 と名前をつけたり、Sir や Ma’am をつけたりすると良いでしょう。

「お疲れ様」への返答の仕方

上記のように「元気？」「調子はどう？」という意味の「お疲れ様」を言われたら、次のように返答することができます。

What are you up to? に対する返答なら、最近の近況を答えると良いでしょう。

同僚への労いの「お疲れ様」の英語表現

次に、同僚にかける労いの「お疲れ様」を見てみましょう。

労いの「お疲れ様」には、仕事ぶりを褒める意味を込めた「お疲れ様」と、仕事頑張って疲れただろうね、という意味を込めた「お疲れ様」の二通りがあります。
■相手の仕事ぶりを褒める意味を込めた「お疲れ様」

＊あくまでも同僚に対して掛ける英語フレーズなので、上司や目上の方に使うと、上から目線で、失礼な言い方になりますので、注意しましょう。
■仕事を頑張って疲れただろうねという意味を込めた「お疲れ様」

＊上記のフレーズは、同僚だけでなく上司に使うこともできます。

同じチームへの労いの「お疲れ様」の英語表現

プロジェクトや企画を一緒に手がけていた相手に、無事終わったねという意味を込めた「お疲れ様」なら、次のように言うことができます。
■無事終わったねという意味を込めた「お疲れ様」

仕事終わりの挨拶の「お疲れ様」の英語表現

仕事終わりの挨拶の「お疲れ様」も、社内での挨拶の「お疲れ様」と同じように、英語だと普通の挨拶で表現されます。

メールでの「お疲れ様」の英語表現

日本語でもビジネスメールを「お元気ですか？」で始めないように、英語でも How are you? では始めません。

日本語では「お疲れ様です」や「お世話になっております」で始めることが多いですが、英語だとどのように表現すれば良いか見てみましょう。

まずメールの書き出しは、相手が同僚なのか、上司や面識のない相手なのかにもよって変わってきます。
■同僚にメールを送る場合の「お疲れ様です」

また、メールの結びは、Best regards や Sincerely（上司や面識のない相手に使う） などで終えることも忘れずに！

ビジネス英語の「お疲れ様」を使いこなそう

ビジネスシーンで使える「お疲れ様」、いかがでしたか？

日本語だと簡単に「お疲れ様！」と一言で言えてしまいますが、英語の場合は使うシーンや時間によって使い分ける必要がありましたね。

ですが、よく耳にするフレーズばかりだったと思うので、意外と簡単に使いこなせるようになると思います。

上達のコツは、「お疲れ様」と言いたいときに、その背景を考えてみること。

挨拶なのか、労いなのか、時間帯や声をかける相手は誰なのかを考えながら練習することで、ぴったりの英語フレーズが自然と口から出てくるようになりますよ！

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「メールの返事が遅くなってしまった！」「メッセージが来ていたのに返信するのを忘れていた！」そんなときに使えるこちらのフレーズ。

今回は友達に対して使えるカジュアルなものから、ビジネスでも使えるフォーマルなニュアンスの「返事遅くなってごめんなさい」まで、幅広くご紹介していきます。

「返事遅くなってごめんなさい」：定番英語フレーズ

まずは定番のシンプルな英語フレーズをご紹介します。

"Sorry" を使った、カジュアルな場面で使える英語フレーズが多くなっています。

① Sorry for the late reply.

"late reply" とは「遅い返信」という意味。"late" が「遅い」、"reply" が「返信」です。

シンプルに返事が遅くなったことを謝るカジュアルな表現になります。

② Sorry for my late reply.

上記の "the late reply" を "my late reply"「私の遅い返信」に変えてもOKです。

③ Sorry for the tardy response.

"tardy" とは "late" の類義語で、「予想していたより大分遅れること」を意味します。

"response" は「返事」という意味の英単語です。

④ I was busy, I'm sorry it took me so long to respond.

忙しくて返事ができなかったことを相手に伝えたい場合のフレーズです。

"respond" は先述の "response" の動詞系で、「返事をする」という意味になります。

⑤ Sorry I couldn't get back to you sooner.

少し表現を変えて、「もっと早く返信することができなくてごめんなさい」というフレーズです。

"get back to" は「返事をする」という意味になります。

⑥ Sorry it took so long for me to get back to you.

電話などの話し言葉としてよく使われる表現。カジュアルな場面で使われます。

"so long" は「こんなに時間がかかってしまって」というニュアンスです。

⑦ I'm sorry it took me a while to get back to you.

"a while" は「しばらくの間」の意味なので、「対応するのに時間がかかってしまい、ごめんなさい」という表現です。

「折り返す」という意味で "get back to you" というフレーズを用いています。

⑧ Sorry for the delay!

こちらもかなりカジュアルなフレーズ。この "delay" は「遅れ」という意味です。

メールの返事が遅くなった時によく使われます。

⑨ I'm sorry, I just read your message.

メールに気づくのが遅くなってしまった場合に使いたいのはこちらの表現。

「ごめんなさい、今メールを読みました」という意味です。

「返事遅くなってごめんなさい」：ビジネスシーンで使える英語フレーズ

次にビジネスシーンで使える「返事遅くなってごめんなさい」をご紹介します。

ビジネスシーンで返事が遅くなってしまった場合、丁寧に謝罪の気持ちを伝える必要があります。

メールへの返事が遅くなったことを謝るフレーズや、仕事中のため返信が遅くなってしまった旨を伝える表現をピックアップしました。

⑩ I'm sorry for the delay in replying to your e-mail.

ビジネスメールに対して、「返事遅くなってごめんなさい」と返信したいときにおすすめのフレーズです。

⑪ Please forgive my tardiness, I had some very important matters to attend to.

フォーマルな状況で使いたい場合はこちらの表現もおすすめです。

後半は直訳すると「大事な用事がありました」のようになります。

⑫ Excuse my late response.

こちらも非常にフォーマルな表現です。口語というよりもメールなどの文章で使うことが多いです。

"excuse me" でおなじみの "excuse" は「許す」や「容赦する」などの意味を持ちます。

⑬ Sorry for the late reply. I was busy at work.

仕事中であったことを伝えたい場合はこのように表現できます。

⑭ My apologies for the late response.

"sorry" ではなく「謝罪」という意味の名詞 "apologies" を使った表現。

"sorry" よりもフォーマルな表現なので、謝罪するときは同じ言い方ばかりしてしまうという方は "apologies" も覚えておくと便利です。

⑮ Apologies for not responding sooner.

上記でご紹介した "apologies" を用いた別の表現です。

直訳は「もっと早く返信せず申し訳ございません」となります。

まだまだある英語の「返事遅くなってごめんなさい」

今回は定番の "Sorry" を使ったフレーズから、ビジネスシーンで丁重に謝りたいシチュエーションで使えるものまで、いろいろな「返事遅くなってごめんなさい」のフレーズをご紹介しました。

ぜひシチュエーションにあわせて適切なフレーズを使ってみてください！

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中には、これからマスターしなければならないという人もいるでしょう。でも、心配無用。英語のビジネスメールの書き方を教えてくれる本やサイトは多いので、それらを見れば一通り書けるようになります。

けれど、ビジネスメールの「常識」とされているいくつかの注意点が守られていないと、用は足せても相手に伝わる印象を損ねてしまいます。

当記事では、職業人としてきちんとしたビジネスメールが書けるよう、押さえておくべき注意点を挙げています。これからビジネスメールを書こうという人は、ぜひ目を通してください。

書き慣れている人も、いつのまにか独自のクセができているかもしれませんよ。この機会に再確認してみましょう！
 

英語のビジネスメール7つのポイント

日本語の定型挨拶は不要

日本語のビジネスメールでは「いつもお世話になっております」、社内であれば「お疲れ様です」といった決まり文句がありますね。英語ではどう書けばよいのか、最初はみな戸惑う点です。

しかし、英語のビジネスメールではこういった「習慣的フレーズ」を入れる必要はありません。

英語でも日本語でも、ビジネスメールは簡潔であることが重要とされますが、英語の場合はさらに意識するくらいが良いでしょう。日本語では当たり前の、こういった形式的なフレーズを挿入することを「ムダ」と感じる人は少なくありません。

慣れないうちは不躾に感じるかもしれませんが、英語のメールでは名乗った後に次のようなフレーズですぐ用件に入って大丈夫です。

【使用例】

・I am writing to you in reference to /regarding ～
「～に関してメールしている次第です」

・I am writing to inquire about ～
「～についてお伺いすべくメールしている次第です」

・This is to ask you about ～
「～の件についてお伺いいたします」

・We met at ～
「～でお会いした者です」

やり取りの流れや相手との関係性によっては、先方に気遣いを見せるフレーズで始めるのが適切なこともあるでしょう。

「お元気でしょうか」や「ご健勝のことと存じます」などに相当する次のような定番表現もあります。必要に応じて使います。

【使用例】

・I hope this e-mail finds you well.
「ご健勝のことと存じます」

・I hope you are doing well.
「お元気でしょうか」

何度かやり取りをして相手の様子が分かって来たなら、状況に合わせて簡単な一文を添え、距離を縮めていくと良いでしょう。

【使用例】

・I hope you had a nice weekend.
「良い週末を過ごされたでしょうか」

・I hope you are feeling well now.
「体調は良くなったでしょうか」

スラング・絵文字の扱い

適度にスラングを活用することで、こなれた印象や親しみを与えることができますね。

プライベートでは盛り上がるかもしれませんが、ビジネスメールでスラングを使うのは止めておきましょう。

場をわきまえない言葉遣いは、相手からの信頼もプロとしての自分のイメージも損ねてしまいます。もちろん、絵文字（emoticon）も避けましょう。

また、「！」（ビックリマーク／exclamation mark または exclamation point）も使い過ぎると子供っぽい印象を与えてしまいます。必要な場合のみにとどめておきましょう。
 

省略表記の使い分け

省略表記は文章を簡潔にすることができるので、上手に利用したいものです。

しかし、プライベートのSNSで使っているものをビジネスメールでそのまま使うわけにはいきません。ビジネス向けとプライベート向けを使い分けましょう。
 

ビジネスメールで使える省略語例

すでに何度もやり取りしているような相手に使える省略語例

プライベート限定の省略語例

短縮表記はフォーマルではない

“I'm”、 “you're”、 “don't”、 “haven't”、 “shouldn’t” などの短縮表記は頻繁に使われますね。しかし、これらは「フォーマルな文章では使わない」ということを知っておきましょう。

ちゃんとしたビジネスメールを書こうとするなら、きちんと “I am”、 “you are”、 “do not”、 “have not”、 “should not” と書くようにします。

小さなことと思われるかもしれませんが、メールを受け取った方は印象が違います。頻繁に使う表現なので、きちんとしておくとイメージアップ効果が大きいポイントです。
 

To Whom It May Concern は最終手段

相手の名前が分からないとき、“To Whom It May Concern” の表現を思い浮かべる人も多いことでしょう。日本語の「ご担当者様」や「関係各位」に相当するとされます。

しかし、このフレーズは最終手段にすべきものです。

日本語の「関係各位」とは、一斉にメール送信する際、各々の名前を書ききれないので代わりに使う表現ですね。一方、担当者の名前がどうしても分からないときに使うのが英語の “To Whom It May Concern” です。両者の違いがお分かりでしょうか。

「担当者」の名前が分からないとしても「担当課」が分かるのであれば、課宛にする方が適切です。このようにできるだけ相手を特定する宛て名を書く方が、“To Whom It May Concern” とするより責任を持って対応してもらいやすくもなります。

【使用例】

・Dear Customer Service,
「カスタマーサービス御中」

・Dear Development Team,
「開発チーム御中」

女性の敬称 Miss・Mrs・Ms？

相手の名前に付ける敬称は、男性であれば一律 “Mr” が使えますね。しかし、相手が女性だと、「未婚」か「既婚」かによって “Miss”、 “Mrs”、はたまた “Ms” といった複数の選択肢が出てきます。

しかし、そもそもビジネスに「未婚・既婚」は関係ないですね。

相手からの指定がない限りは “Ms” を使うようにしましょう。“Ms” は女性であれば誰にでも使える一般的な敬称です。
 

文法・スペルミスを軽視しない

ビジネスメールでは、文法的な間違いはできるだけなくすよう努力しましょう。

英語のネイティブではないので、文法やスペルに間違いがあったとしても目くじらを立てられることはありません。中にはそれを見越して、「意味が伝われば多少間違っても気にしない」と考える人さえいます。

しかし、間違いが多いほど取引相手としての印象は悪くなるし、信頼性も下がります。初歩的な間違いであれば、なおさらです。

文法ミスを完全に無くすのは難しいとしても（ネイティブだって文法ミスはありますしね）、少なくともスペルミスは無くすように努めましょう。スペルチェック機能が標準化しているので、それを利用すれば簡単ですね。
 

まとめ

英語でビジネスメールを送るからといって、必ずしも相手は英語圏の人とは限りません。

英文に書き手の文化が透けて感じられることもあるものです。丁寧に挨拶文を入れたくなってしまうのも日本文化の影響でしょう。英文では不要だとしても、日本人らしい丁寧なメールも、それはそれで良いかもしれません。

丁寧であろうとする発想があれば、本文でご紹介した、プライベートと混同するような表現を避けたり、相手を尊重する表現を使おうといった注意点も腑に落ちると思います。

ちょっとした文面からも人柄が伝わるのは皆さんもご経験の通り。表情や声でカバーできないからこそ、きちんと姿勢が伝わるメールを書きたいですね。

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受講者のレベルに合わせたカリキュラムでレッスンするため、短期間で英会話力を習得することを目指せます。

法人向けコーチングサービス

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しかし、日本語で行うのは簡単でも、英語でとなると、どんな表現を使えば良いのか迷うことはありませんか？

今回は「ビジネスミーティングのセッティングに役立つ英語フレーズ」をご紹介していきます。文章をカスタマイズするのに役立つフレーズもたくさん挙げてご案内します！

ミーティングのセッティングを行う英語フレーズ

まずは、「ミーティングをセッティングする」は英語でどう言うのかから確認してみましょう。

• set up a meeting｜「行う」というニュアンス。
• schedule a meeting｜「開催日を決める」というニュアンス。
• arrange a meeting｜「都合を付けて手配する」というニュアンス。

ミーティングを「呼びかける」というときは “call for a meeting” と言います。

ミーティングの種類

主なミーティングの種類を挙げます。

• urgent meeting｜緊急ミーティング
• regular meeting｜定例ミーティング
• monthly meeting｜月例ミーティング
• formal/informal meeting｜公式／非公式ミーティング

ミーティングのメールを送る

メールタイトルのポイント

ミーティングを開催する旨を、関係者にメールで連絡しないといけません。

メールのタイトルは、本文を読む前から内容を把握できるような表現にしましょう。

• Meeting to discuss 〇〇（〇〇についてのミーティング）
• Meeting to decide 〇〇（〇〇を決定するミーティング）
• Meeting to finalize 〇〇（〇〇の件をまとめるミーティング）

参加・不参加の連絡など、返信が必要な場合はタイトルに “Response required（要返信）” と添えると対応してもらいやすくなります。

日程の提案とすり合わせフレーズ

すでに日程が決まっている場合は、次のフレーズに続けてミーティングの詳細を箇条書きにして伝えると分かりやすくなります。

例えば、販売戦略についてのミーティングを行う場合は次のように書きます。

【使用例】

＜英文＞

We are holding a meeting to discuss sales strategies as follows.

・Date and time：Wednesday, 22nd May, 9:30 AM-11:00 AM
・Venue/Location：Small conference room
・Agenda/Subject：Sales strategies and action plans

＜和訳＞
販売戦略について話し合うミーティングを以下の通り行います。

日時：5月22日水曜日、午前9：30～午前11：00
会場：小会議室
議題：販売戦略と実施計画について

これから日程を決める場合は、以下に挙げていくような文で参加者の都合を確認します。まずは、特定の開催日時を提案し相手に伺いを立てる場合の例文です。

複数の日程候補がある場合は次のように書き、続けて候補となる日時を箇条書きにします。

相手の都合に合わせる場合は、次のようにたずねます。

必要に応じて使うカスタマイズ表現

ここからは様々な場面に応じて使えるフレーズをご紹介します。便利な表現ばかりですのでぜひ使ってみてください！

日程の確保

開催日は予定を空けて都合を確保しておいて欲しいときは、こんな決まり文句を使ってみましょう。

（仮）を表現する

まだ決定していない事項を「仮」と但し書きするには、“tentative（暫定的な）” という単語を使います。必要に応じ、“TBD（To Be Decided または Determined = 後ほど決定）” や “TBA（To Be Announced = 後ほど連絡）” といった省略表現も使ってみると良いでしょう。

資料の添付

資料を添付する場合は、次のように一筆します。

参加・不参加の返信

参加・不参加の連絡を求める場合は、返信の締め切り日（deadline）を設定しましょう。

「全員参加」というには “mandatory（義務、必須である）” を使います。

“optional（任意）” という言葉も知っておくと便利です。

直前のお知らせ

開催のお知らせから当日まで間がないときは、次のような一文を添えましょう。 “short notice” とは「直前のお知らせ」という意味です。

質問等はご連絡を

「質問があればお気軽にご連絡ください」という決まり文句があります。

参加を呼びかける

参加を呼び掛けるフレーズで締めくくるなら、次の表現は「皆さま奮ってご参加ください」に相当する親しみある表現です。

リマインダーを送る

開催日まで間があるときは、参加者がうっかり予定を忘れてしまっている可能性もあります。参加率を高めるため、事前にリマインドのメール＝ “reminder” を入れましょう。

“gentle” や “polite” といった単語を加えることで、押しつけがましくない丁寧な表現を作ります。

ミーティング設定のお知らせメールサンプル

記事内でご紹介した表現を使い、社内向けの案内メールを「日程が決まっている場合」と「決まっていない場合」の両パターンで書いてみましょう。

日程が決まっている場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

---

 
Dear Members of procurement dept.,

We will be having an above titled meeting on this coming Monday.
The details are as below. Please let me know if you cannot attend.

・Date: Monday, June 10th
・Time: 2:00 PM-4:00 PM
・Location: Meeting room A

Regards,
Suzuki

--

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

来週月曜、表題の件につきミーティングを行いたいと思います。
詳細は下記の通りです。参加できない場合は当方までご連絡ください。

・日時： 6月10日（月） 2:00 PM-4:00PM
・場所： ミーティングルームA

よろしくお願いします。

鈴木

日程が未定な場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

---

 
Dear Members of procurement dept.,

I would like to arrange a meeting as titled.
Please let me know your preferable dates and time from the list below.
The venue will be announced later.

・Monday, 10th June, 2:00 PM-4:00 PM
・Wednesday, 12th June, 10:00 AM-12:00 PM
・Friday, 14th June, 10:00 AM-12:00 PM

Please reply within this week.
If you have any concerns or questions, feel free to ask.

Regards,
Suzuki

--

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

表題の通りミーティングをセッティングしたいと思います。
下記一覧よりご都合の良い日時をお知らせください。
場所は追ってご連絡します。

・6月10日（月） 2：00 PM-4:00 PM
・6月12日（水） 10：00 AM-12:00 PM
・6月14日（金） 10：00 AM-12:00 PM

今週中にご返信願います。
不明点、質問等あればご連絡ください。

よろしくお願いします。

鈴木

ミーティングの準備に役立つキーワード

知っていると便利なキーワードと、それらを使った例文を挙げます。セッティング時のコミュニケーションの参考にしてください。

【attendee（出席者）／participant（参加者）】

“attend（出席する）” から派生した “attendee” は「出席者」を意味します。

“participate（参加する）” から来ている “participant（参加者）” も必要に応じて使い分けてみましょう。

【chairperson/chair（議長）】

現代では、性別を男性に限る “chairman” ではなく “chairperson” または “chair” と呼ぶ方が好感を持たれます。

【handouts（プリント、資料）】

「部数、冊数」は “copy” で数えます。

【agenda（議題）】

ミーティングを招集する際は、会議の内容を明確にすることがポイントです。

【minutes（議事録）】

“minute” を複数形で使うと「議事録」の意味になります。

まとめ

ミーティングそのものには時間をかけても、セッティング作業は手早く済ませたいですよね。

英語で行うにしても必要な語彙や表現はお決まりのものばかりなので、慣れてしまえば難しいことはありません。

状況に合わせて臨機応変な対応ができるよう、記事には文章をカスタマイズする英語表現も豊富に盛り込みました。是非使ってみてください。

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前回の記事では、外資系企業に長く働いている経験から、海外との電話会議をスムーズに進めるためのコツとフレーズをご紹介しました。

今回は、英語メールでのコミュニケーションをよりスムーズにするための英語表現をご紹介したいと思います。

1. Nice to e-meet you!

まずは、挨拶です。

最近では、仕事以外でも、メールやSNSなど、ネット上で先に挨拶して、直接会う機会は後になる、あるいは直接会うことがない、ということも多いと思います。

そんなときの挨拶で便利なのが、“Nice to e-meet you!” です。

もちろん、 "e" をつけずに "meet" としても間違いにはなりませんが、実際に会っているわけではないということを意識した便利な言葉です。

"e-" をつけると、電子（的）、インターネット上で、といったような意味が加えられますね。

"e-mail"（電子メール） とか、"e-commerce"（電子商取引）、 "e-tax"（国税電子申告） なんかも日本でも意識せずに使われている言葉だと思います。

同じように、電子上の挨拶は、 "e-meet" ということになります。

2. Point me in the right direction.

こちら、よく使います。

正しい方向に導く、という意味なのですが、特にメールで何かを尋ねる、教えてほしいというときに頻出するフレーズです。

【使用例】

Can you point me in the right direction?
「正しい方向を指し示してくれますか？/教えてくれませんか？」

Can someone point me in the right direction
「誰か正しい方向を教えてくれませんか？」

また、似たようなフレーズで、 "shed light on" という言葉もあります。

こちらは「明らかにする」です。光を当てて浮き彫りにする、というような意味がやや強いですが、複雑な状況下でどうしたらいいか分からないときにメールで尋ねるといった場合に使われます。

【使用例】

Can someone shed light on this issue?
「誰かこの問題について説明してくれませんか？」

3. My two cents.

直訳すると、「私の2セント」ですね。

先のフレーズ2のような状況で意見を求められたり、あるいはメールで議論をしている場合などに、自分の意見を控えめに表現したいときに使います。

個人的な意見で聞く価値もないかもしれませんが…と前置きをするようなイメージです。

この、聞く価値もないといったところが、2セントという金額に表現されているのではないかと思います。日本語の「つまらないものですが」と似ていますね。

英語だと、みんなストレートに鋭い意見をぶつけ合うんじゃないか、とイメージする方もいらっしゃるかもしれませんが、意外にもこういった「相手を傷つけない」ための控えめな表現というのはたくさんあるんですね。

“This is my 2 cents.” と言ったり、 “My 2 cents.” とだけ書く場合もあります。

これに続けて自分の意見を書いたり、逆に、意見を述べた後に付け加えるというパターンもあります。

4. Way to go!

外資系だと特に、 "Congratulations!"（おめでとう！）タイプのメールが大量に回ってきます。

チームでこんなことを達成したよ、この製品をリリースしたよ、大きな契約を結んだよ、といったような内容です。このメールに対して、次々とかぶせるようにして、おめでとうのメールが飛び交います。

特に、挨拶など無く、 ”Congratulations!”（おめでとう！）、 “Congrats!”　（Congratulationsの省略形）、 “Great job!”（よくやった！）、 “Awesome!” （素晴らしい！）などだけ書いて送信されます。

通常、グループメールなので、誰に届くかとか、あまり知らない人が見たらどう思われるか、とか色々気にしてしまう人もいるかもしれませんが、外資ではそういったことお構いなく、とにかく次々に返すことが多いです。

この中でも、私が気になったフレーズが、 ”Way to go!” です。直訳すると、「進むべき道」、ということになりますが、 ”Great job”（よくやった！）に近い意味で使われていると思います。

なお、日本語で「よくやった！」は目上の人には使えないように思いますが、”Great job!” や “Way to go!” は、特に立場の上下無く、使えるイメージです。

ただ、 ”Way to go” は他にも用法があって、 ”a long way to go” だと、「まだまだこの先長い道のり」という意味になりますので、混乱しないように注意してください。

5. You deserve it.

こちらも外資ならではだと思うフレーズです。

「おめでとう」のタイプのメールや、「休暇の連絡」メールに対して使われることが多いです。

直訳すると、「あなたはそれに値する」という意味になります。

「おめでとう」タイプの場合、特に昇進などのアナウンスが回ったときなどにこの表現がよく使われます。つまり、「あなたは優秀だからその価値がある」ということですね。とても美しい言葉だと思います。

【使用例】

Congratulations! You deserve it.
「おめでとう！あなたなら当然」

上記のように返事をすると良いと思います。

「休暇の連絡」の場合ですが、こちらは、「あなたは頑張ったからその価値がある」という意味になると思います。このフレーズを使うことで、ゆっくり休んでほしいという気持ちのこもった返事になります。

【使用例】

Have a relaxed time with your family. You deserve it.
「家族とリラックスした時間を持ってね。あなたは頑張ったからその価値がある」

ちなみに、この表現はネガティブなときにも使うことがあります。例えば、自業自得だ、というような時に使います。

【使用例】

He got fired.
「彼は解雇されたよ」

He deserved it.
「自業自得だね」

というようなやり取りになるかと思います。かなり鋭い表現になるので、使い方には注意が必要ですが。

6. You made my day!

最後はポジティブな表現で締めくくっておきましょう。

直訳すると、「あなたが私の日を作った」、ですが、これで最大級の感謝を伝えることができます。

「あなたがしてくれたことで、今日一日ハッピーに過ごせる」というような意味で使われることが多いです。

とっても嬉しいとき、とっても感謝しているとき、この表現が使われるので、この言葉を言ってもらえたときは、私もとても嬉しくなります。

まとめ

さて、英語メールに使われる役立つフレーズをご紹介してきましたが、いかがでしたか？

英語のメールを書くとき、まず日本語で内容を組み立ててから、英訳していますか？オンラインの自動翻訳など使っていますか？

ある程度はそれでも仕方ないと思いますが、英文メールは英文メール独特の表現がありますので、全てを英訳せずに、こういった表現も使うようにしていくと、よりスムーズな文が書けるようになるかもしれません。

是非ご参考にしていただければ幸いです。

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特にビジネスにおいては、友達や親しい人に謝る場合と同じようにカジュアルな表現を使ってしまうと信用にも関わってきます。言葉選びはできるだけ慎重にしたいですね。

今回はビジネスのシーンに加えて、英語で接客する際に役立つ「すみません」も合わせてご紹介します。
 

フォーマルな英語表現3つのポイント

まずは、フォーマルな英語とはどのような表現なのか、3つの大きなポイントを紹介しましょう。謝罪の場面だけでなく、英語表現一般に応用することができるので、ぜひ覚えておいてくださいね。
 

1.カジュアルな単語・フレーズを避ける

英語には多くの場合、同じ意味を表す単語がいくつか存在するので、その中からカジュアルすぎる単語・フレーズを避けることが大切です。

と言われても、「どれがカジュアルかわからない」という方も多いと思います。これに関しては英文や海外ドラマなどに触れながらら少しずつ習得していくしかありませんが、以下に一例を挙げておきます。

【例】

My bad. / Sorry.
→ I'm sorry. / I apologize.

2.省略形を避ける

フォーマルなビジネスメールやレターにおいては、“I'm”、“We're”、“We'll” といった省略形が避けられます。ただ、通常の会話やメールにおいては省略される事の方が圧倒的に多いです。

【例】

We're sorry. → We are sorry.

3.文章を長くする

一般的に、ワンワード（1単語）や短い文章よりも、長い文章の方が丁寧・フォーマルとされています。フォーマルな謝罪では「何に対して」の謝罪なのかを具体的に述べるのが一般的です。

【例】

We're sorry.
→ We are sorry for the delay.

逆に、上記の3つのポイントと反対のことをするとカジュアルな表現になります。

フォーマルな「すみません」「申し訳ありません」

では次に、フォーマルな場面で用いられる「すみません」「申し訳ありません」を表す基本の英語フレーズを見てみましょう。
 

I'm / I am sorry (for 〜).

一般的に広く使われる “I'm sorry.” はビジネスの場面でも使えます。
ただ、フォーマル度を上げるためには、後述する【強調する表現】を合わせて使うか、次に紹介する “apologize” がおすすめです。

【使用例】

I am sorry for the short notice.
「急な連絡で申し訳ありません」

I / We apologize (for 〜).

ビジネスでよく使われるのが、フォーマル度の高い “apologize” という単語。

“I apologize for 〜” で「〜のことで謝罪する」という意味になります。
「誰に」を入れる場合には “apologize to 人 for 〜” の形をとります。

【使用例】

We apologize to our customers for any inconvenience.
「お客様にはご不便をおかけし、申し訳ありません」

Please accept my/our apologies (for 〜).

メールやレターの文面でよく目にする丁寧な表現です。

“apology” とは「お詫び、謝罪」を意味する名詞で、このフレーズでは必ず複数形（apologies）で使われます。

省略形である “My apologies for 〜” や “Apologies for 〜” とすることで丁寧度は少し下がりますが、こちらもビジネスではよく使われます。

【使用例】

Please accept our apologies for the delay in shipping your order.
「ご注文品の発送が遅くなり申し訳ありません」

強調した「本当に申し訳ありません」

「本当に申し訳ありません」のように謝罪の気持ちを強調する最も簡単な方法は、副詞を使うこと。

上で紹介した “sorry” を使った謝罪フレーズと “apologize/apology” を使ったものとでは、使われる副詞が変わってきます。

自然な語のつながり（＝コロケーション）を壊さないよう、注意が必要です。
 

“sorry” を強調する

“sorry” と合わせてよく使われる副詞は “so/very/terribly” です。

他には “deeply/sincerely/truly” も使えます。
入れる場所は、be動詞（am, are など）と “sorry” の間です。

【使用例】

I am very sorry that I missed the meeting yesterday.
「昨日の会議を欠席し、本当に申し訳ありません」
We are terribly sorry for the inconvenience caused.
「ご不便をおかけし、大変申し訳ございません」

“apologize” を強調する

“apologize” と相性が良く、よく使われるのは “sincerely” や “deeply” です。

ここでは “so” や “very”、“terribly” は使えません。

【使用例】

We deeply apologize for the poor standard of service you received.
「お客様が受けられた水準の低いサービスに対し、深くお詫びいたします」

“apology” を強調する

“apology/apologies” は名詞であるため、形容詞の “sincere” や “deep” を使って修飾します。

さらに強調したい場合には最上級の “sincerest”、“deepest” を用いることもできます。

【使用例】

Please accept our sincerest apologies for the error.
「間違いに対し、心よりお詫び申し上げます」

シチュエーション別「すみません」「申し訳ありません」

これまでに紹介したフレーズを使って、謝るシチュエーションを具体的に見ていきましょう。

表現方法は様々ですが、ここではビジネスで使えるフォーマルな表現を中心に紹介します。
 

約束の時間に遅れた時

【例】

I'm sorry I'm late.
「遅れてすみません、申し訳ありません」

遅刻した時に使われる定番のフレーズなので、このまま覚えてしまいましょう。

“I was stuck in traffic.（渋滞につかまってしまって）” や “My last meeting ran over.（会議が長引いて）”など、理由を添えると尚良いですね。
 

メールの返事が遅くなってしまった時

【例】

Apologies for my late reply.
I'm sorry for taking so long to get back to you.
My apologies for the delay in getting back to you.
My apologies for the delay in replying to your email.
My apologies for not replying to you sooner.

「返事が遅くなり申し訳ありません」

“get back (to 〜)” で「（〜に）折り返し連絡する」という意味に。
少しくだけた表現なので、きちんとフォーマル感を出したい場合は、代わりに “reply (to 〜)” を使うと良いでしょう。

会議に出席できない時

【例】

I am sorry to inform you that I won't be able to attend the meeting.
I'm afraid I will not be able to attend the meeting.

「申し訳ございませんが、会議に出席することができません」

「〜できない」は “can't” よりも “be unable to” の方がフォーマルな印象を与えます。

相手にとって良くない知らせを伝える場合には “I'm sorry to inform you that” や “I'm afraid (that)” を前につけると丁寧な印象に。

“inform” は「通知する」という意味で、ビジネスで特によく使われるフォーマルな単語です。
 

ミスをしてしまった時

【例】

I'm terribly sorry. It's all my fault.
「本当にすみません。全て私のせいです」

I apologize for my mistake. I should have been more careful.
「間違えてしまい申し訳ありません。もっと注意すべきでした」

自分の非を認める時に使えるフレーズは “It's (all) my fault” の他に、“I take full responsibility.（全ての責任をとります）”、“I'm to blame for it.（その責任は私にあります）” などがあります。

謝罪し、責任の所在を明らかにしたい場合に使いましょう。
 

接客でよく使われる「すみません」

接客業やカスタマーサービスでは、謝罪するのではなく感謝する英語表現もよく聞かれます。

【例】

Thank you for waiting.
Thank you for your patience.
「お待たせして申し訳ありません」

Thank you for bringing this matter to my attention.
「ご指摘いただきありがとうございます」

We apologize for the inconvenience and thank you for your understanding.
「ご不便をおかけし申し訳ありません。ご理解いただきありがとうございます」

重大なミスがあった場合には謝罪の言葉を使うのが適当ですが、お客さんを待たせた場合の「すみません」には、待ってくれたことに対して感謝を表すことが多いです。

また、問題点などを指摘された場合にも、“sorry” ではなく、まずは問題を知らせてくれたことに感謝する方法が取られることがよくあります。

まとめ

今回はビジネスでも使える、きちんとした謝罪フレーズを中心に紹介しました。

実際には、特にフォーマルなビジネスレターやメールではない限り、ビジネスでも比較的カジュアルな表現が用いられることもあります。

どのような場面でどれほどフォーマルな（またはカジュアルな）表現を使用するべきかは、実際に相手とのコミュニケーションの中で学んでいくことになると思いますが、最初からカジュアルすぎる表現を使うよりも、まずはきちんとした表現を使ってみることをおすすめします。

特に謝罪する場面では、“sorry” だけでなく “apologize” を使った表現も覚えておきたいですね。

今回紹介したフレーズごと、ぜひ覚えて使ってみてくださいね。
 
 

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使う言葉は変化しても、いつの時代にも普遍的であり続けるのが文章を書く際のルールです。それが記事でもEメールでも、送った先に相手がいる文章は、「伝える」ために書くもの。例えば仕事なら、多忙な相手の注意を引き、最後までメールを読んでもらうことがビジネスチャンスに繋がります。ところが、読み返さないときちんと頭に入ってこない長たらしい文章をよく見かけます。

今回ご紹介するコツは、普段私が海外の取材先などとやり取りする際にも心がけていること。もとのヒントを得たのは、物書きにとってバイブルと言われるE.B.White氏による『Elements of Style』です。この3つのことを心がけるだけで、無駄のない明瞭な英文に近づけるはずてす。
 

1. “I think” や ”somewhat” を断捨離する。

私が普段から記事を書く際に心がけているのが、パソコンのキーを叩く指を止めずにまずは書き上げてしまうことです。

迷ってもまずは書き切って、後から読み返す。この読み返して文章を洗練していく編集作業こそ、原稿を書くことより重要です。アーネスト・ヘミングウェイも ”Write Drunk Edit Sober” （酔って書いて、シラフで編集せよ）という名言を残しています。

さて、書き上がった英文を読み返す時は、年末の大掃除のように恐れずに言葉を潔く断捨離していきます。文章の意味が伝わらなくなってしまう言葉を削ってしまっては本末転倒ですが、私たちの英文には、無くても意味が通じる不要な言葉がたくさん潜んでいます。

例えば、”that / I think / somewhat / suppose to” などが該当します。以下の使用例を見てみると、”I think”（「私は…思う」）が冒頭になくても意味が通じることがわかります。
 
【使用例1】

変更前：“I think that our numbers from last month look promising.”
変更後：“Our numbers from last month look promising.”
（先月の数値には手応えを感じています。）

また下の例では、「やや」「多少」を意味する ”somewhat” が欠けても、状況が不可解だということは伝わりますよね。これもまた飾り言葉なのです。
 
【使用例2】

変更前：“For the new manager, the situation is somewhat puzzling.”
変更後：“For the new manager, the situation is puzzling.”
（新しい管理者にとって、状況は不可解です。）

自分が書いた英文を読み返す時は、丁寧に一語一語を意識すること。そこにその言葉が本当に必要なのかどうかを問うてみましょう。

2. 曖昧な表現を避けて言い切る。

目を見て話している時でさえ、相手が曖昧で表現を使うとすんなり入ってこないことがあります。一方通行のEメールの場合は尚更です。そのため、Eメールでは曖昧な宙ぶらりんな表現はできるだけ避けて、明瞭で断定的な文章を使うべきです。

というのも、ダラダラ長い英文が続く時、読み手はそれを細心の注意を払って読まなければいけません。また曖昧さが残る文章だと、それを理解するために最初から読み直すような手間がかかります。同じことを最小限の言葉で伝える方法がないかを模索することで、無駄のない文章が出来上がります。

例えば下の英文でいえば、成功しなかったという意味の “the fact that she had not succeeded” という表現を言い換えれば、それは ”failure” と同義です。より短く簡潔な表現を選ぶことで、文章がクリアになります。
 
【使用例1】

変更前：“She was not able to get over the fact that she had not succeeded.”
変更後：“She did not get over her failure.”
（彼女は自分の失敗を受け入れることができなかった。）

次の使用例2は、「現在、私は広告業界で職を探しています」となりますが、ここで「現在」とわざわざ時間を指す言葉を使わなくても、職を探していることは伝わりますね。よって “At the moment” は、除外してしまいましょう。
 
【使用例2】

変更前：“I am seeking a new career in advertising at the moment.”
変更後：“I am seeking a new career in advertising.”
（私は広告業界で職を探しています。）

『Elements of Style』には、読者の興味を喚起するためには、”Prefer the specific to the general, the definite to the vague, the concrete to the abstract.”とあります。

「一般的より具体的に、曖昧より明確に、抽象的より具体的に」を心掛けましょう、

3. 否定の“not” をポジティブな表現に置き換える。

人間関係においても、ネガティブな人よりもポジティブな人に囲まれていたいと考えるのはごく自然なこと。

同様に、文章でも人は意識的または無意識的に「〜ではない」より「〜である」という表現に心地よさを感じる傾向があるようです。これを『Elements of Style』では ”Put statements in a positive form” と表現しています。

“Not” を使う否定気な文章を、ポジティブなものに置き換える。下の使用例1であれば、 ”did not remember” はシンプルに ”forgot” と表現できます。これは『Elements of Style』で紹介されている例文です。

また ”did not have confidence” は ”was unconfident” と置き換えることができます。
 
【使用例1】

変更前：“She did not think that studying Latin was a sensible way to use one’s time.”
変更後：“She thought the study of Latin a waste of time.”
（彼女はラテン語の学習を時間の無駄だと思っていた。）

 
【使用例2】

変更前：“He did not remember to bring home eggs from the grocery store.”
変更後：“He forgot to buy eggs for home.”
（彼は卵を買い忘れた。）

おわりに

英文を書くための手引きとして書かれた『Elements of Style』ですが、こうして見てみると、日本語で文章を書く際にも応用できることがわかります。文章を書き終えたら、現状以上に削れるところがないかを十分に確認してみましょう。

仕事上のメールを書く際に私がよく使うのは、内容をできるだけ箇条書きにしてしまうことです。パッと要点を伝えることで長い文章を読まずに済むため、相手の時間を尊重することができます。その他にも、文章に埋もれてしまわないことで漏れや見過ごしが減り、認識違いを防ぐ効果もあります。

英語で文章を上手く書けるようになりたいという方は、オンライン教育プラットフォーム『Udemy』のライティングコースがおすすめです。ウォール・ストリート・ジャーナルなどの記者だったShani Raja氏の講座ですが、『Elements of Style』に共通する良い文章を書くためのコツを学べるはずです。
 

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