今回は、オンライン会議にかかわる英語表現、なかでも通話開始前後に使うフレーズや通信トラブルが発生したときのフレーズを中心にご案内していきます！

オンライン会議で使える英語フレーズ

実のところ、オンライン会議でよく使われる英語フレーズはある程度決まっているので、回数を重ねることで慣れていきます。

いろいろな国からの参加者がいることを踏まえると、できるだけシンプルな英語表現を使うのが好ましいでしょう。

不安定な回線状況もつきものなので、音声が聞こえにくいなど通信トラブルもよくあることです。

以下に、オンライン会議にまつわる英語表現をいくつかの状況別に見て行きましょう。

通話前のフレーズ（セットアップ）

会議に接続したら、まずは音声や画像のチェックをします。最初の発声は電話と同じように“Hello”でOKです。 

音声がミュートになってしまっていて聞こえないというのも非常によくある状況です。

複数の参加者がいる場合、全員が揃うまで沈黙して待つことはありません。場を和ませるチャンスになるので互いの様子を尋ねるなど雑談をして待ちましょう。

それぞれの場所の天気や季節の話は定番の話題です。

参加者の所在地のイベントなどをチェックしておいて話題を向けるのも、親近感を感じさせるコミュニケーションになります。

そろそろ時間になってきたら参加状況の確認をしましょう。

イントロダクション（自己紹介など）

全員揃ったことが確認できてもすぐに議題に入るわけではありません。参加者がお互いをきちんと把握できるよう、あらためて挨拶から始めます。

挨拶の際は参加場所ごとに時差があることを思い出しましょう。

会議はオンライン会議の主催者（organizer）がリードしていくはずです。

なお、この“Thank you for joining us today.”のフレーズは、会議を終了する挨拶としても使えますよ。

初参加のときは自己紹介をします。

もう一言付け加えると印象が良くなります。

参加者が多い場合は、何か言いたいことがあるたびに、まず自分の名前を名乗りましょう。

通話を開始する時のフレーズ

次の予定が入っているなど、途中で会議を抜けることがわかっている場合は先に伝えておきましょう。事前にわかっていれば会議のプログラムを調整できます。

画面を共有する場合は、話を始める前に画面が全員にきちんと見えているかを確認します。

音声が途切れるなどの通信トラブル時のフレーズ

オンライン会議では通信環境によって音声や画像のトラブルはつきものです。不具合があったら会議が進んでしまう前に、早めに相手に伝えましょう。

よくある具体的なケースは次のようなものです。

定番フレーズを覚えてスムーズなオンライン会議を

どんなに離れた海外の国とでも距離を越えて顔を合わせ、資料を共有したりさえしながら複数人がリアルタイムで話せるオンライン会議。あらためて考えると画期的ですよね。

現代を生きる人の基本的スキルとも言えるオンライン会議は、誰しもが一通りの手順に慣れていることが期待されています。

また、オンライン会議を活用した海外とのやりとりはいっそう盛んになっています。

英語でのやりとりも一通り対応できるようにしておきたいものです。

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いかに効率よく会議を進めていき、みんなの頭に内容を入れられるかを考えている海外と比べてしまえば、日本の会議はあまり効率が良いとは言いがたいことでしょう。

海外では、普段の仕事環境のなかでも頻繁に会議をする機会があり、会社によっても会議の仕方や内容、時間の長さ、規模などが大きく異なってきます。

そこで今回は、日本と海外の会議の違いを見ていき、英語圏のミーティングで成功するコツを少しシェアしていきたいと思います！

日本の会議の特徴

もちろん会社によっても会議の仕方が異なってくると思いますが、日本でいう会議の大まかな特徴は、以下の通りだと思います。

• 参加人数が多め
• 誰も決定権を持っていないケースが多い
• 意見を言う人が圧倒的に少ない、もしくは、いない
• 一方的に伝えるだけなことが多い
• 5分程度で終わる内容を1時間くらい引き伸ばしてしまう
• 何も決まらないことが多い
• 重役の人はあまり話さない
• 名刺交換の時間を設けることがある
• 座席指定がある

海外の会議の特徴

一方で、海外では、プロダクティビティ（生産性）を重要視しており、日本の会議とは正反対の特徴を持っています。

出席人数は必要最低限

海外でのミーティングは、必要最低限の人数で行われることが多いため、何のために会議をするのかがわかっていないような人は参加していません。

日本のように議事録をする係の人なども、自分達で簡単にメモを取ることができるため、いないケースが多いです。

決定権はみんなにある

海外の会議では、とても活発にディスカッションが行われるため、次々に決定事項が決まるというケースも多いです。

一人ひとりの意見を大切にするため、発言しないでいると意見を求められることも多く、反対意見を言っても根に持たれるようなことはありません。

みんなの意見を聞いて、みんなの意見を元にさまざまなことが決定されます。

最低限の時間で会議

あまりにも長い会議は、内容もあいまいなことが多く、集中力も途切れてしまうため、効率性に欠けます。

海外の会議は必要最低限の時間で行われ、パパッと終わるようなイメージがあります。

もちろん長時間の会議やオリエンテーションもありますが、集中力を維持するために休憩を頻繁に取ったり、refreshments といって、食べ物や飲み物が用意されていて、息抜きの場をあたえることも多いです。

指定席はないことが多い

基本的に海外の会議は、指定席制ではありません。自由に席に着いて会議に参加することが可能で、暗黙の了解などの細かい席指定はありません。

名刺交換の時間はあまり取らない

海外の会議では、名刺交換の時間は設けられないことの方が多いと思います。早めに着いた人同士で積極的に話をし、名刺交換をしてどんどんビジネスの幅を広げることは当たり前で、名刺交換という時間を設けなくても自然とビジネスの場を作っていくことができる環境にあります。

一般的に名刺は使われますが、日本に比べると名刺交換に関するルールや決まりなどがなく、カジュアルな感じで相手と交換することが多いです。

アジェンダ通り

海外の会議では、必ずアジェンダ (agenda) というものが用意され、会議の流れと内容を簡単に書いた紙が出席者全員に渡されます。

話の内容がそれないよう、アジェンダに沿って会議が進められるため、会議で何をするのかが明確です。

アジェンダを作ることによって、出席者全員に、参加する目的をわかりやすく知らせることができます。

会議室もビジネスの場

会議室でも、ビジネスの場を逃すという惜しいことは海外ではしません。

会議の始まる前や休憩時間などに、積極的に他の参加者と接触をし、ビジネスの場を広げいていくのは海外では当たり前だといえます。

さて、こうして比べてみると、海外での会議は、日本の会議とはやはり真逆といってもいいくらいですよね。

海外では、ダラダラと長引く会議は効率性に欠け、集中力も切れてプロダクティブ性にも欠けてしまうため、ときにはあまり得策だとはいえないこともあるでしょう。

いかに効率よく会議を行うかが最重要視され、あまり必要ではないとみなされる会議ははしょってしまうという企業も少なくないんですよ。

英語圏のミーティングで成功するコツ

日本と海外の会議の違いについて触れたところで、今度は英語圏のミーティングで成功するコツをいくつか紹介したいと思います。

アクティブリスニングで内容をしっかり把握する

海外のミーティングでは発言をすることが当たり前なので、内容をしっかり把握していないと、あとあと恥をかいてしまうことも。アクティブリスニングで、しっかり頭のなかで自分自身に質問をしながら内容を整理していくことで、積極的に会議に参加することができます。

マルチタスクをせず会議に集中する

会議中にマルチタスクをすると、どんなにマルチタスクに自信がある人でも、大事なところを聞き逃してしまうことがあります。最低でも慣れるまではあまりマルチタスクをせずに、会議に集中するようにしましょう。

意見を出す／質問することを恐れない｜最低でも1、2回は発言するように心がける

何度も言いますが、海外のミーティングでは、発言をするのが当たり前です。

賛成の意見や反対の意見、ちょっとよくわからない意見など、どんな意見が出ても否定をされることはないので、自信を持って発言しましょう。

また、わからないところはわからないと言って、細かく説明してもらいましょう。最低でも1、2回は発言するように心がけると良いと思います。

会議前や休憩時間で他の参加者と知り合う

会議に少し早めについた場合や、休憩時間など、時間が許す限りは他の参加者と積極的に話をして知り合っておくと良いと思います。

というのも、前もって話をしておくことで、後々会議のなかでも発言しやすくなると思うからです。また、ビジネスの場を広げるきっかけにもなるかもしれないので、一人でも多くの人に話しかけるようにすると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたか？

海外のミーティングと日本の会議は、正反対といっても良いほどの違いがあることがわかったと思います。世界的に見ても、日本の会議は、少しかしこまりすぎている印象があったみたいですね。

海外では、プロダクティビティが重要視されるため、必要最低限の人数、内容、時間で行われることが多く、発言の場も多く設けられます。

今回の記事を読んで、海外のミーティングで成功させるコツを少しでも学んでいただければ幸いです。

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しかし、日本語で行うのは簡単でも、英語でとなると、どんな表現を使えば良いのか迷うことはありませんか？

今回は「ビジネスミーティングのセッティングに役立つ英語フレーズ」をご紹介していきます。文章をカスタマイズするのに役立つフレーズもたくさん挙げてご案内します！

ミーティングのセッティングを行う英語フレーズ

まずは、「ミーティングをセッティングする」は英語でどう言うのかから確認してみましょう。

• set up a meeting｜「行う」というニュアンス。
• schedule a meeting｜「開催日を決める」というニュアンス。
• arrange a meeting｜「都合を付けて手配する」というニュアンス。

ミーティングを「呼びかける」というときは “call for a meeting” と言います。

ミーティングの種類

主なミーティングの種類を挙げます。

• urgent meeting｜緊急ミーティング
• regular meeting｜定例ミーティング
• monthly meeting｜月例ミーティング
• formal/informal meeting｜公式／非公式ミーティング

ミーティングのメールを送る

メールタイトルのポイント

ミーティングを開催する旨を、関係者にメールで連絡しないといけません。

メールのタイトルは、本文を読む前から内容を把握できるような表現にしましょう。

• Meeting to discuss 〇〇（〇〇についてのミーティング）
• Meeting to decide 〇〇（〇〇を決定するミーティング）
• Meeting to finalize 〇〇（〇〇の件をまとめるミーティング）

参加・不参加の連絡など、返信が必要な場合はタイトルに “Response required（要返信）” と添えると対応してもらいやすくなります。

日程の提案とすり合わせフレーズ

すでに日程が決まっている場合は、次のフレーズに続けてミーティングの詳細を箇条書きにして伝えると分かりやすくなります。

例えば、販売戦略についてのミーティングを行う場合は次のように書きます。

【使用例】

＜英文＞

We are holding a meeting to discuss sales strategies as follows.

・Date and time：Wednesday, 22nd May, 9:30 AM-11:00 AM
・Venue/Location：Small conference room
・Agenda/Subject：Sales strategies and action plans

＜和訳＞
販売戦略について話し合うミーティングを以下の通り行います。

日時：5月22日水曜日、午前9：30～午前11：00
会場：小会議室
議題：販売戦略と実施計画について

これから日程を決める場合は、以下に挙げていくような文で参加者の都合を確認します。まずは、特定の開催日時を提案し相手に伺いを立てる場合の例文です。

複数の日程候補がある場合は次のように書き、続けて候補となる日時を箇条書きにします。

相手の都合に合わせる場合は、次のようにたずねます。

必要に応じて使うカスタマイズ表現

ここからは様々な場面に応じて使えるフレーズをご紹介します。便利な表現ばかりですのでぜひ使ってみてください！

日程の確保

開催日は予定を空けて都合を確保しておいて欲しいときは、こんな決まり文句を使ってみましょう。

（仮）を表現する

まだ決定していない事項を「仮」と但し書きするには、“tentative（暫定的な）” という単語を使います。必要に応じ、“TBD（To Be Decided または Determined = 後ほど決定）” や “TBA（To Be Announced = 後ほど連絡）” といった省略表現も使ってみると良いでしょう。

資料の添付

資料を添付する場合は、次のように一筆します。

参加・不参加の返信

参加・不参加の連絡を求める場合は、返信の締め切り日（deadline）を設定しましょう。

「全員参加」というには “mandatory（義務、必須である）” を使います。

“optional（任意）” という言葉も知っておくと便利です。

直前のお知らせ

開催のお知らせから当日まで間がないときは、次のような一文を添えましょう。 “short notice” とは「直前のお知らせ」という意味です。

質問等はご連絡を

「質問があればお気軽にご連絡ください」という決まり文句があります。

参加を呼びかける

参加を呼び掛けるフレーズで締めくくるなら、次の表現は「皆さま奮ってご参加ください」に相当する親しみある表現です。

リマインダーを送る

開催日まで間があるときは、参加者がうっかり予定を忘れてしまっている可能性もあります。参加率を高めるため、事前にリマインドのメール＝ “reminder” を入れましょう。

“gentle” や “polite” といった単語を加えることで、押しつけがましくない丁寧な表現を作ります。

ミーティング設定のお知らせメールサンプル

記事内でご紹介した表現を使い、社内向けの案内メールを「日程が決まっている場合」と「決まっていない場合」の両パターンで書いてみましょう。

日程が決まっている場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

---

 
Dear Members of procurement dept.,

We will be having an above titled meeting on this coming Monday.
The details are as below. Please let me know if you cannot attend.

・Date: Monday, June 10th
・Time: 2:00 PM-4:00 PM
・Location: Meeting room A

Regards,
Suzuki

--

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

来週月曜、表題の件につきミーティングを行いたいと思います。
詳細は下記の通りです。参加できない場合は当方までご連絡ください。

・日時： 6月10日（月） 2:00 PM-4:00PM
・場所： ミーティングルームA

よろしくお願いします。

鈴木

日程が未定な場合

【メールサンプル】

Title: Meeting to finalize new bidding rules

---

 
Dear Members of procurement dept.,

I would like to arrange a meeting as titled.
Please let me know your preferable dates and time from the list below.
The venue will be announced later.

・Monday, 10th June, 2:00 PM-4:00 PM
・Wednesday, 12th June, 10:00 AM-12:00 PM
・Friday, 14th June, 10:00 AM-12:00 PM

Please reply within this week.
If you have any concerns or questions, feel free to ask.

Regards,
Suzuki

--

件名：新規入札ルール確定に関するミーティングについて

調達部各位

表題の通りミーティングをセッティングしたいと思います。
下記一覧よりご都合の良い日時をお知らせください。
場所は追ってご連絡します。

・6月10日（月） 2：00 PM-4:00 PM
・6月12日（水） 10：00 AM-12:00 PM
・6月14日（金） 10：00 AM-12:00 PM

今週中にご返信願います。
不明点、質問等あればご連絡ください。

よろしくお願いします。

鈴木

ミーティングの準備に役立つキーワード

知っていると便利なキーワードと、それらを使った例文を挙げます。セッティング時のコミュニケーションの参考にしてください。

【attendee（出席者）／participant（参加者）】

“attend（出席する）” から派生した “attendee” は「出席者」を意味します。

“participate（参加する）” から来ている “participant（参加者）” も必要に応じて使い分けてみましょう。

【chairperson/chair（議長）】

現代では、性別を男性に限る “chairman” ではなく “chairperson” または “chair” と呼ぶ方が好感を持たれます。

【handouts（プリント、資料）】

「部数、冊数」は “copy” で数えます。

【agenda（議題）】

ミーティングを招集する際は、会議の内容を明確にすることがポイントです。

【minutes（議事録）】

“minute” を複数形で使うと「議事録」の意味になります。

まとめ

ミーティングそのものには時間をかけても、セッティング作業は手早く済ませたいですよね。

英語で行うにしても必要な語彙や表現はお決まりのものばかりなので、慣れてしまえば難しいことはありません。

状況に合わせて臨機応変な対応ができるよう、記事には文章をカスタマイズする英語表現も豊富に盛り込みました。是非使ってみてください。

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グローバル化が進み、海外の同僚やビジネスパートナーと、直接会わなくてもスムーズに仕事ができる時代になりました。

しかし、海外のメンバーと実際に仕事を進めようと思うと、特に難しいのが電話会議・TV会議ではないでしょうか？

ましてや、自分が会議のホスト役になってしまったら、どこから手を付けていいかわからないという人もいるかもしれません。

今日は、外資系企業で多様なミーティングを開催した経験から、私が特に大切だと思う、電話会議のアレンジからフォローアップまでのコツをお伝えしたいと思います。
 

アレンジは相手の目線で

時差を考慮する

海外のメンバーと電話会議をする場合、どうしても考慮しなければならないのが、時差、タイムゾーンです。

アジア圏、ヨーロッパ圏、アメリカ圏の3つの地域にまたがる会議だと、誰かが深夜、あるいは早朝に出席することになります。

仕事だから招待されれば当然出席するでしょう、と考えるかもしれませんが、文化によっては、ワークライフバランスを重視し、業務時間以外の時間は働かない、という人もいるわけで、その人達は当然のように、不参加通知を送ってきます。

必ず自分が犠牲になって自ら深夜帯を選ぶべき、とは思いません。でも、それぞれの人がどういう時間帯に会議に出席することになるのか、ホストとしてきちんと考慮した上で時間帯を決めることは大事なことだと、私は思っています。

ただ、実はその前段階としてもっと大事なのは、本当にその人がリアルタイムでその会議に出席することが必要なのか、招待を送る前に一考することです。

外資系の会議では、会議に出席して、内容を聞くだけで発言しない、という人はいません。聞いてもらうだけなら、録音して後でシェアしたり、議事録を送ったりすれば良いのです。ですから、参加してほしい人＝発言してほしい人＝議論に関わって欲しい人、ということになります。

出席確認をする

そして、きちんと出席をうながすには、アジェンダや返信期日を明記することに加え、その人から見た、参加することのメリットを明確に提示する、ということです。以下、具体例を見ていきましょう。

一例ですが、ミーティングの目的をこのように文頭に入れることで、参加者に目的意識を持ってもらうことができます。

返信期日についてはこのように書きます。

アジェンダは、箇条書きにし、担当者/責任者の名前を入れます。

上記のような形で、ミーティングの招待メールを送り、まずはひと仕事終了です。
 

会議でホストがすべきこと

さて、会議当日です。まずホストとしては、参加者に問題なく “call in” （電話で会議に入ること）してもらえるよう、準備を整えておく必要がありますね。各国から入るための電話番号や会議コードなどは、リマインダーとして前日あたりに送っておくと良いでしょう。

オープニング

オープニングでは、バラバラと入ってくる人達に挨拶して、名前を言ってもらい、参加状況を確認しつつ、場をあたためます。適宜、今誰が会議に入っていて、誰を待っている状態か、というような説明も入れたほうがいいでしょう。

というような感じです。

ビデオの場合は、可能なら顔を見せるようにしたほうが、スムーズな議論ができます。ビデオをオフにする場合でも、最初だけは顔を見せて、出席者にも顔を出すよう促すようにしたほうがいいでしょう。これは、小さなことのようで、効果は大きいので、是非やってみてください。

ファシリテーション

電話会議の場合、ホストは対面で行われる会議以上に進行に気を遣う必要があります。普通の会話でも沈黙は嫌われますので、電話会議ならなおさら、沈黙を作らないよう、色々な合いの手を入れたほうが良いでしょう。

会話がうまく噛み合っていない、と思ったときには助け舟を出します。

というようにです。

また、話が脱線したり、回線トラブル等で時間がかかったりして、時間内に議題を話しきれない、なんてことにならないよう、時間に気をつけておく必要があります。これはとても重要です。

いつも同じオフィスで会える人達なら、また別の機会でフォローアップすれば済みますが、3地域同時に話をできるのはこの時間に限られているわけで、次の機会はあるとしても数週間後や、数ヶ月後というようなことになってしまいます。

メールでフォローアップするといっても、メールでの議論はより一層、複雑になりまとめるのが難しくなります。ですので、アジェンダをしっかり消化できるよう、タイムキーピングも心がけましょう。

例として下記のような表現が使えると思います。

クロージング

クロージングでは、議論の中で浮かび上がった ”action item” （アクションアイテム、次にとるべき行動）を確認することをおすすめします。誰が、何を、いつまでにやるのかが、曖昧なままだと次に進めませんので、確認しておくことが大事です。

例えば、このように確認していきます。

最後は、参加してくれたことにお礼を言って、終了します。

ミニッツでフォローアップ

ミニッツとは、”minutes”、議事録のことです。
特に電話会議では、会議中にとったメモを共有し、お互いの理解を確認するためにも、ミニッツを送ることをおすすめします。

会議中に “note taker” （議事録をとる人）を指名してもいいですが、私は自分でメモをとります。そのほうが、内容の細部まで気をつけて聞くことができるからです。一参加者としてなら聞き逃してしまう内容も、後で議事録を送らなければならないと思うと、耳に意識を集中して聞くことができます。

それでも、聞き逃してしまった場合は、全員に送る前に、その内容を知っている人、発言した人に確認したほうがいいでしょう。

ミニッツを送るのは会議後すぐでなくても構いませんが、確認作業はできればすぐにやったほうがいいと思います。相手は時間帯によっては、すぐにオフラインになって寝てしまい、次に連絡がとれるのは半日後、ということもありますので、なるべく早くつかまえて、答えを聞き出しておいたほうが得策です。
 

まとめ

さて、このようにアレンジからフォローアップまでを見ていくと、最初から最後まで、参加者の時間帯にとても気を遣っているのがわかるかと思います。

3地域でのリモート会議というのは本当に、全員で集まれる、ごく限られたとても貴重な時間ですから、大切にし、できるだけ有意義に使えるように心がけていただくといいと思います。

そして、随時、確認の合いの手を入れ、アクションアイテムの確認、さらにミニッツでフォローアップすることにより、決まったことを漏れなく実行に移すことができるかと思います。

以上、私がたくさんの失敗・成功経験から学んで培った、電話会議進行のコツをお伝えしました。是非ご参考にしていただき、有意義な会議を実施していただければと思います。

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会議で一番気を遣うところと言えばやはり、自分の意見を述べたり相手の意見に同意・反対をする場面ですよね。皆の注目も浴びますし、ビジネスの会議で使われるボキャブラリーやフレーズは、友達とのカジュアルな会話で使うそれとは少し異なります。

でも心配はいりません。ある程度のボキャブラリーや言い回しを覚えておけば、それを上手く組み合わせて使うことができますよ！

1. 相手の意見に賛成する

人が述べた意見に同意する場合は、うなずくだけではなく「おっしゃる通りです」や「ご意見に同意します」と言葉にすることが大切です。

最もよく登場する単語は “agree（同意する）” ですが、その他にも表現方法がいくつかあります。

2. 相手の意見に反対する

賛成・同意よりも言葉選びに慎重にならなければならないのが、反対意見を述べるとき。

“agree” の反対語である “disagree” は強いニュアンスをもっているので避けられることがあります。また、意見が間違っていると思っても “You're wrong.” ではなく、やわらかい表現で置き換えると洗練された印象を与えます。

3. 自分の意見を述べる

議論中に意見を述べたいときは自分のタイミングで話し始めるのではなく、以下のようなフレーズを使って発言の許可をもらうとスマートです。

さらに「私はこう考えます」と意見を述べるときは、“I think〜” だけではなく以下のようなバリエーションを持たせるといいでしょう。

4. 提案する・アドバイスを求める

自分の意見を述べる以上に緊張するのが、相手の意見に対して提案したりアドバイスを求めたりする場面。ちょっとした型を覚えておくだけで驚くほどスムーズに文章が作れます。以下のパターンは、ぜひ覚えて積極的に使ってみましょう。

 We should 〜：私たちは〜すべきです

How / What about 〜?：〜 はどうですか？

 I suggest that 〜：〜してはどうでしょうか

 I recommend that 〜：〜することを勧めます

I'd(=I would) like you to 〜：あなたに〜していただきたいです

Let's 〜 / Why don't we 〜?：〜しましょう

Would you mind 〜?：（〜するのを嫌だと思いますか？）= 〜していただけますか？

5. 意見・フィードバックを求める

自分の主張や意見を述べた後に、会議の参加者に意見やフィードバックを求める場合には “What do you think〜?” 以外にも、こんなフレーズがよく使われます。

6. 回答を保留する

その場ですぐに答えられない質問をされて、返す言葉が “I don't know.” だけではプロっぽさに欠けますよね。そんな時のために、ビジネスマンが使う「それはよく分かりません」「後日回答いたします」というフレーズも覚えておきたいですね。

7. 相手の話が理解できなかったときは

会議中に限らず、話の内容が理解できなかったときに相手にその旨を伝えるのは失礼なことではありません。むしろ、わかったふりをしたまま議論が進むと、取り返しのつかないことになってしまうでしょう。早めに確認することが大切です。

まとめ

全2回に渡ってお届けしてきたビジネス会議で使える英語表現、いかがでしたか？

日本語でも同じですが、ビジネス会議では表現方法一つで相手に与える印象がガラリと変わってしまいます。

メンバーや議題によってはカジュアルな表現が使われる場合もあるかもしれませんが、まずはフォーマルな表現を使うのが無難です。前回と今回でご紹介したフレーズを覚えて、実践に備えてしっかり練習してみましょう！

ビジネス英語学習にDMM英会話がおすすめの理由

DMM英会話では、企業向けの法人プランを、月6,980円/人からご用意しています。

法人プランでは、マンツーマンレッスンをお得に受講できるだけでなく、研修期間中のサポートも充実。
受講者の学習状況を管理画面で把握できるので、社員の英語学習を効果的に進められます。

法人向け英会話サービス

また法人向けコーチングサービスも選択することが可能です。
受講者のレベルに合わせたカリキュラムでレッスンするため、短期間で英会話力を習得することを目指せます。

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ビジネス英語は一見難しそうですが、会議で使う言い回しはある程度決まったものが多くあります。そこで今回は、海外のクライアントとの会議で使える言い回し・フレーズを全2回に渡って紹介していきたいと思います。

まず前編の今回は、海外からクライアントを迎えた会議を主催する側として、司会進行役になった場合に役立つ英語表現を場面を追ってご紹介します。

会議前こそ率先してコミニュケーションを

英語の会議となると、それだけで緊張してしまったり、ピリピリとした空気を作ってしまいがち。

しかし実は、会議の本題に入る前こそが大切なんです。直前の時間の使い方次第で、その後の会議の雰囲気や進行も大きく変わってきます。

自己紹介で緊張を解いて

まずは、会議のメンバー（クライアント）が姿を見せはじめたら、自分から積極的に声をかけてみましょう。初めて会う人にも、自分から名乗って自己紹介をするのがベストです。

面識のある相手には名前で呼びかけることも大切です。

待ち時間はスモールトーク

スモールトークとは、天気や時事ネタといったちょっとした世間話のようなものです。

実はこのスモールトーク、ビジネスの場では決して軽視できないもので、挨拶をしたり飲み物を飲んで会議の開始を待つ間スモールトークを交わすことは、一種の礼儀となっています。
話しかけずにいるのは失礼と取られてしまう場合もあるので、英語が苦手だからと尻込みせずに、簡単な小話を楽しみましょう。

話す内容は本当にたわいのないことでOK。逆に、スモールトークでは大事な話や込み入った話はしません。一般的には以下のような話題が多いです。

【ビジネスについて】

・How's business?

・How's business been?

【天気のこと】

・It's cold today, isn't it?

・How's the weather in your country?

【訪日について】

・Is this your first visit here?

・How was your flight?

【週末のことなど】

・How was your weekend?

・Do you have any plans for the weekend?

いざ本番！会議スタート

さて、いよいよ会議が始まりました！ 会議の開始から最後までスムーズに進行できるよう、使えるフレーズをシーンごとみていきましょう。

1. 会議を始めるときのフレーズ

ここで覚えておきたい英単語は “let's（〜しましょう）”、そして “get started（始める）” です。

2. 出席者へのあいさつ

参加者に会議へ出席してくれたお礼を述べ、面識のない出席者がいる場合にはここで全員に紹介するといいでしょう。

また、欠席者がいる場合は、それも出席者に知らせるのが一般的です。 ここでは “unfortunately” や “I'm afraid” の「残念ながら」という表現がよく使われます。

また “received apologies” は「（会合などに）参加できず、すみませんと連絡をもらった」という意味合いになります。

3. 会議の全体的な流れを説明する

本題に入る前に、会議で何を話し合うのか全体的な流れを全員で確認しておくとスムーズに進みます。

「〜について話し合う」は “talk about” や “discuss” などで表現し、いくつか議題がある場合には “Firstly…secondly …” と順序を示したりします。“If time allows（時間が許せば」” という表現も覚えておくと便利です。

アジェンダを使った会議なら

会議では “agenda（会議の予定表）” を配布し、それに沿って議論が進められることもよくあります。全員の手元に行き渡っているか、ここで確認しておきましょう。

4. 最初の議題に入る

議題に入る際には、話の流れを変える “So,” に加えて “start with 〜（〜で始める）” を使うとスムーズです。

5. 議題を変える

1つ目の議論を終えて次へ移る際にも、進行役のスムーズな誘導が欠かせません。“Next” や “Now”、“move on to” といったフレーズを効果的に使いましょう。

6. 話がまとまらない場合

一つの議論に時間がかかりすぎていたり、時間ばかりかかって進展が見られない場合にも、進行係がうまく切り上げる必要があります。

ここでは “run out of time（時間がなくなる）” や “short on time（時間が足りない）” といった表現で一旦区切りをつけましょう。

また、場合によっては後日の話し合いへ持ち越す、別の機会にゆずるといった言い回しもぜひ覚えておきたいですね。

会議の〆、出席者への気遣いも忘れずに

会議も終盤に差し掛かりました。最後は「会議を終わります」というフレーズはもちろん、出席者への感謝の言葉も忘れてはいけません。

そして、〆ではこんなセリフでしっかりフォローするのも忘れずに。些細なことですが、相手に与える印象が格段にアップします。

まとめ

ビジネス会議を進行するときに使える英語表現、いかがでしたか？
決まった言い回しをある程度頭に入れておけば、急な司会進行役を任されてもへっちゃらです！

次回はいよいよ、会議で意見を述べる時に役立つ表現をご紹介します。お楽しみに！

ビジネス英語学習にDMM英会話がおすすめの理由

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法人向け英会話サービス

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