英文ビジネスメールで即使える！英語の丁寧な表現をマスターしよう！

英語には敬語がない、と聞くことがありますが、英語にも丁寧な言い方はあります。特にビジネスメールでは相手の顔が見えないため、初対面の相手や顧客に対しては丁寧な言い方や婉曲表現がよく使われます。でも私はアメリカで仕事を始めたばかりの頃、これらの書き方に自信がなくて、いちいちネイティブにメールをチェックしてもらっていました・・・

そこで今回は、私がネイティブに教えてもらったことを踏まえながら、ビジネスメールでよく使うフレーズをご紹介します。

基本編

Would

“Would” は丁寧な書き方をする時によく使われます。

"Would you be available next week?"
「来週のご予定はいかがですか？」
"Would it be possible to send us the document by the end of this week?"
「今週末までに文書を送っていただくことは可能でしょうか？」

“I would like to...” という表現もよく聞きます。

"I would like to apply for the position."
「その職に応募いたします。」
"I would like to attend the party in his place."
「代理で私がパーティに出席いたします。」

“Would you mind...?” も定番です。

"Would you mind sending the email again?"
「もう一度メールを送っていただけますか？」

Could

“could” も丁寧なお願いに使われます。

"Could you email it as an attachment?"
「それをメールに添付して送っていただけますか？」
"Could we push back the meeting to 12:30PM today?"
「今日のミーティングを12時半にずらしていただけますか？」

appreciate

『“Thank you”だけで済ませちゃダメ！プラスαでもっと伝わる感謝フレーズまとめ』でも紹介しましたが、”appreciate” という表現は、感謝をもっと丁寧に表現できます。

"Any information would be appreciated."
「どんな情報でも歓迎します。」
"I would appreciate it if you could reply by tomorrow."
「明日までにお返事いただけると幸いです。」

apologize

一方、謝る時は "apologize" を使うと、"sorry" よりも丁寧になります。

"I apologize for the inconvenience."
「ご不便をおかけして申し訳ありません。」
"I apologize that it has taken so long to get back to you."
「お返事が大変遅くなってしまったことをお詫びします。」

応用編

wondering

ビジネスでは、婉曲表現もよく好まれます。特にメールの返事の催促をしたい時などは、相手にとって煩わしくならないよう、できるだけ婉曲的な表現が使われています。たとえば "wonder" という表現。

"I'm wondering if it would be possible to get the answers for the questions today?"
「今日質問の回答を送っていただくことは可能でしょうか？」
"I am just wondering if you are available tomorrow?"
「明日のご都合はいかがでしょうか？」

上記の文章は私が実際にメールのやり取りで目にした文章ですが、このように最後に？をつけ、さらに婉曲的なニュアンスを表現している場合も多いです。

it would be wonderful

先ほど "I would appreciate it if you could reply by tomorrow.（明日までにお返事いただけると幸いです。）" という表現を紹介しましたが、実はこれも、まださらに丁寧に言い直すことができます。たとえば、以下の表現。

"It would be wonderful if you could reply by tomorrow."

このように、何かを相手に要求する時は、自分ではなく相手を中心に話す方が相手にとって失礼にならないそうです。

つまり、"I would appreciate it if you could reply by tomorrow." だと、考えようによっては「自分の都合に合わせて欲しい」とも受け止められるのです。

"It would be wonderful if you could reply by tomorrow." と書くことで、あくまで「あなたの都合に合わせますが」といったニュアンスを表現できるそうです。

if possible

冒頭で "I would like to..." という表現を紹介しましたが、こちらも、それだけだと押しつけがましい印象を与えてしまうことがあります。

たとえば、"I would like to come to your office tomorrow." と言うと、「明日オフィスに伺いますので」と、さも決定したことのようにも捉えられるのです。

そういう時は "if possible" を加えることで、「可能であれば」というニュアンスをつけ加えることができます。

"I would like to come to your office tomorrow, if possible."

これだけで、「可能であれば、明日オフィスに伺いたいのですが」と穏やかに要望を伝えることができます。

まとめ

初対面の相手にいきなりカジュアルな表現を使いすぎると、失礼にもなるので要注意ですが、ビジネスの場であっても、必ずしも丁寧な表現にこだわり続ける必要はありません。やりとりを進めるうちに、相手がだんだんカジュアルな表現に切り替えていくこともよくあります。

相手がカジュアルな表現を使ってきたら、こちらも少しカジュアルな表現に合わせていくなど、うまく相手との距離感を調整していきましょう！