英語のビジネスメールの「件名」には何を書けば良い？コツと例文

ビジネスの場ではメールも頻繁に使われ、どのように文の構成をすれば良いのか、始めはよくわからないと思います。

なかでも、もっともシンプルで、それでも何を書けば良いのかわからないものにあたるのが「件名」です。

そこで今回は、英語のビジネスメールの「件名」について書き方を説明していきたいと思います。

ビジネスメールの「件名」の役割

ビジネスの場では、多くの役職の人が日常的にメールを活用しています。毎日たくさんのメールを受信していると、重要度や緊急性を判断して優先順位を決める場合もあります。

そこで判断基準に確認するものが「件名」であり、メールを開く前にメールの用件を伝えるという役目があります。

また、ビジネスメールでは、件名を入れることがマナーであり、件名を入れないで送信してしまうと、メールのエチケットに反することになります。件名のないメールは、ウィルスメールや迷惑メールに間違われてしまう可能性があり、読んでもらえないこともあります。

そういった、仕事に無意味なメールに間違われるほか、件名を入れないでメールを送ってしまうと、相手にエチケットのわかっていない人という印象も与えてしまうので、件名は忘れずに入れるようにしましょう。

メールの「件名」で気をつけること

その1: 一目で用件がわかるような件名を心がける

長すぎて瞬時に用件を確認することのできないような件名は、後回しにされたり、受け手に不便を感じさせる（迷惑をかける）可能性があります。端的で、用件が一目でわかるような件名を心がけましょう。

その2: 簡単すぎてもNG

件名は端的に用件を相手に伝える役目があるという説明をしましたが、短すぎてもNGです。なぜなら短すぎる件名は、迷惑メールやスパムメールと間違われてしまう可能性があるからです。

実際よく見かけるスパムメールの件名に注目してみると、attention 「注目」や inquiry「お問い合わせ」、 notice「お知らせ」や quote/estimate 「見積もり」など、内容が漠然としていることが多いです。そのため、このような漠然とした内容の件名ではスルーされてしまうことがあります。長すぎず、短すぎない件名を心がけましょう。

× Confirmation 「確認」

○ Confirmation of Your Reservation for August 4 「8月4日の予約確認」

× Order「注文」

○ Order for _____ 「____の注文」

その3: 件名を全て大文字で書くのはNG

件名を全て大文字で書いてしまうと、これもまたスパムメールに間違われてしまうことがあります。大文字で表すのは、単語の最初の文字だけで、冠詞や前置詞などは文頭にこない限り小文字にするのが一般的です。

× URGENT: RESPONSE REQUIRED 「至急: 応答必須」

○ Request for Your Confirmation of Receipt of This Email「このメールの受け取り確認の返信のお願い」

その4: 早く読んでほしい／絶対に読んでほしいときはそのサインを

緊急の連絡や、絶対に読んでほしいメールなどは、Urgent: や Reminder: などを件名の頭につけることがあります。また、メール自体に「high importance 」のマーク (!) をつけることで、大事なメールであることを表すことができます。

英語メールの「件名」のさまざまな例

お願いをするとき: Request for 〜

Request for Spanish Interpreter

「スペイン語の通訳のお願い」

Request for Payment: Order 12345678

「お支払いのお願い: 注文番号12345678」

確認をするとき: Confirmation of 〜

Confirmation of Order 12345678

「注文番号12345678の確認」

Confirmation of Appointment for June 3 at ____

「___での6月3日のご予約確認」

問い合わせをするとき: Inquiry about (regarding)〜

Inquiry Regarding Invoice from Last Month

「先月の請求書についての問い合わせ」

Inquiry about Your Product - (product name)

「貴社製品に関するお問い合わせ-製品名」

お知らせをするとき: Notification (notice) of 〜

Notification of Appointment to ____ Position

「___ポジション任命のお知らせ」

Notice of Change of Address

「住所変更のお知らせ」

招待をするとき: Invitation to 〜

Invitation to Our 30th Anniversary Party

「30周年パーティーへのご招待」

Invitation to Our Opening Ceremony

「オープニングセレモニーへのご招待」

お礼をするとき: Thank you for 〜

Thank You for Your Application

「申請ありがとうございます」

Thank You for the Interview

「面接ありがとうございました」

まとめ

いかがでしたか？

ビジネスメールの「件名」は、意外にも大切な役割があり、そのルールを知っていないと、「ビジネスマナーや（メール）エチケットの知らない人」という印象を与えかねません。

ビジネスの場ではメールのやり取りがたくさんあるので、ルールをしっかり学び、メールを送る際に恥ずかしくないようにしておくことがとても大切です。

この記事がみなさんの参考になれば幸いです！