There are times when the person in charge is not here.
ご質問ありがとうございます。
「担当のスタッフ」はthe staff (member) in chargeとかthe person in chargeとかour English-speaking staffなどに訳せます。
「不在」はnot hereとかabsentとかnot inなどです。
例話：
Q: Is English-language help available?
A: We can provide simple English-language assistance. However, there are times when our English-speaking staff is unavailable.
ご参考になれば幸いです。
この場合、次のような言い方ができると思います。
ーHe/she isn't always in the office.
「常にオフィスにはいない」
ーHe/she isn't always available.
「常に対応はできない」
例：
Q: Is there someone in your company who can speak English?
「会社に英語を話せる方はいますか？」
A: There is someone who can speak basic English, but he/she isn't always in the office.
「簡単な英語を話せる者はいますが、常時オフィスにいるわけではありません」
ご参考まで！
アメリカ合衆国 
カナダ 
