こんにちは！
ご質問ありがとうございます。
先のアンカーさんが丁寧に回答されていますので、ここでは他の例を挙げてみます。例えば、
Hello Mr. Rowe,
『ロウさん、こんにちは。』
Please see the following schedule. At what time and where should I meet you?
『以下のスケジュールをご覧下さい。何時にどこでお会いすればよろしいでしょうか？』
I look forward to the meeting.
『ミーティング楽しみにしております。』
Kind regards,
『よろしくお願いいたします。』
James
『ジェームス』
というようにメールするのはいかがでしょうか。
参考になれば幸いです。
"At what time and where should I meet you?"
"at what time" 「何時に」"when" も言えます。
"where" 「どこへ」"at what place" も言えます。
["should I meet you" 「伺えばよいですか」](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/52157/)
"When and where should we meet?"
"when and where" 「何時とどこへ」
"should we meet?" 「あいましょうか？」
日本 
オーストラリア 
