「指定する」という英語は
to determine / to designate/ to decide などがあります。
「[クライアント](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/54394/)さんと会うときは、[場所](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/36325/)や日時を指定するようにしています」と言いたければ、
Before I meet my client I am trying to decide when and where to meet them.
するようにしている：I am trying to ~
「指定する」は主語が何かで多少変わるかもしれませんが、[場所](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/36325/)や[日付](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/31167/)を指定する場合は、
set a date, time and place でしょうか。
日本語でも「目覚ましをセットする」などで使いますね。
I set a date, time and place whenever I make an appointment with my client.
【訳】私はクライアントにアポイントをとる時はいつでも日時と場所を指定しています。
I always suggest a date, time and place when I meet my client.
【訳】私は自分のクライアントと会う時にはいつも日時と場所を提案しています。
相手ありきのものでもあるので、まずは自分からsuggest ＝ 提案していることを示すのもひとつの手だと思います。
会議の場所と日時を「設定する」場合は英語で 'decide on' と言います。
例えば
「日時を1日の12時に設定したいですがご都合いかがでしょうか。」
'For our meeting I want to decide on the 1st at 12pm, does this suit your schedule?'
「会議の場所をご都合によって設定してください。」
'Please decide on a place for our meeting according to your preference.'
「メッセは東京ビッグサイトで設定しました。」
'We have decided on holding the conference at Tokyo big site.'
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