Could you please tell me again who needs to be at the meeting and when I need to have everything set up?
Do you mind telling me who I should inform about the meeting and when would you like me to have everything set up?
ーCould you please tell me again who needs to be at the meeting and when I need to have everything set up?
「誰がそのミーティングに参加する必要があって、いつすべてを準備する必要があるかをもう一度教えていただけますか？」
who needs to be at the meeting で「誰がその会議に出る必要があるか」
when I need to have everything set up で「いつすべてを準備をする必要があるか」
ーDo you mind telling me who I should inform about the meeting and when would you like me to have everything set up?
「誰に会議について通知し、いつすべてを準備したら良いかを教えていただけますか？」
to inform で「通知する・知らせる」
Do you mind ...? でも丁寧な言い方になります。
ご参考まで！
カナダ 
