Let’s have a meeting when we know the exact dates of delivery.
Let’s make arrangements when we know the exact delivery dates.
こんにちは。
ご質問ありがとうございます。
2つの言い方を紹介します。どちらもほぼ直訳で、言葉使いだけが微妙に違います。
“Let’s have a meeting when we know the exact dates of delivery”
Have a meeting - ミーティングする、打ち合わせする
Exact - 具体的、正確な
Dates of delivery - 納期、商品の納入日
“Let’s make arrangements when we know the exact delivery dates”
Make arrangements - 打ち合わせる、準備する
ロシア連邦 
