This room will be used for a meeting all day on the 18th of July, so you won't be able to use it that day.
この場合、次のように伝えると良いでしょう。
ーThis room will be used for a meeting all day on the 18th of July, so you won't be able to use it that day.
「この部屋は7月18日一日中会議で使われているので、その日は使用することができません」
This room will be used for a meeting 「この部屋は会議で使われる予定です」
you won't be able to use ... で「あなたは…を使えないだろう」
ご参考まで！
カナダ 
