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月に一度行う会議における発表者について、年間スケジュールをメールで連絡する際に書きたいです。不都合がある場合には、当事者同士で話し合って発表日を交換してください、という意味です。
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ご質問ありがとうございます。
「当事者間で交換してください」は英語で「please discuss with the other party」と言います。
また、文脈で「(会議)不都合がある場合には、当事者同士で話し合って発表日を交換してください」と言いたいなら、そうすると、「If there is any inconvenience with the meeting dates, please discuss with the other party to figure out a date that works for everyone better.」という風に言えます。
ご参考になれば幸いです。
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アメリカ合衆国 
