こんにちは！
ご質問ありがとうございます。
『決算事前打合せ』は、
いくつか言い方があるかと思いますが、シンプルに
A preliminary meeting for the fiscal year-end. と言えます。
何のためにこの会議をするのかを伝えるとよりスムーズに相手へ伝えることができると思います。
例えば、
We would like to have a meeting with you to discuss A and B in preparation for the fiscal year-end. Please gather all the required information and materials for accounting prior to the meeting. として
『期末に備えてAとBについて話し合うため会議をしたいです。事前に会計に必要な情報及び資料を集めておいて下さい。』と説明できますね！
メモ
fiscal year-end 期末
end of the fiscal year 会計年度末
We need to do the accounting properly.
『適正な会計処理をする必要がある。』
参考になれば幸いです。
日本 
