When sending out the inspection report it will also be saved in the database.
Once the inspection report gets sent out a copy will be saved in the database.
ご質問ありがとうございます。
最初の部分で「検査成績書は出荷の際」は英語にすれば、「When sending out the inspection report」になります。そして、「it will also be saved in the database」は「同時にデータベースに保存します」という意味です。
別の言い方で「Once the inspection report gets sent out」は「検査成績書を送る時」という意味です。そして、「a copy will be save in the database」は「一つのコピーはデータベースに保存します。」を表します。
上記の2つの英文はお客さんに対して、使うことができます。
2つは自然だし、同じ内容を伝えられますので、どちらでも使用してください。
We save the inspection certificates in our database at the time of shipment.
・We save the inspection certificates in our database at the time of shipment.
・The inspection reports are stored in the database when the goods are shipped.
・We store the test certificates in the database upon shipment.
「検査成績書」は英語で **inspection certificate / inspection report / test certificate** などと言います。
品質保証や出荷時の検査を指す場合は **inspection certificate** が一般的です。