お客さんとのやりとりになります。
ご質問ありがとうございます。
最初の部分で「検査成績書は出荷の際」は英語にすれば、「When sending out the inspection report」になります。そして、「it will also be saved in the database」は「同時にデータベースに保存します」という意味です。
別の言い方で「Once the inspection report gets sent out」は「検査成績書を送る時」という意味です。そして、「a copy will be save in the database」は「一つのコピーはデータベースに保存します。」を表します。
上記の2つの英文はお客さんに対して、使うことができます。
2つは自然だし、同じ内容を伝えられますので、どちらでも使用してください。