Just so you know, in Japan, it's really hard to take paid leave on short notice. It's not something you can decide at the last minute.
こんにちは！
ご質問ありがとうございます。
ご質問について、いくつか言い方が考えられますが、例えば、
Just so you know, in Japan, it's really hard to take paid leave on short notice. It's not something you can decide at the last minute. Also, when planning trips, especially to rural areas, booking hotels on short notice can be a challenge. It's better to plan ahead if you want everything to go smoothly.
とすると、『日本では、事前に申請しないと[有休](https://eikaiwa.dmm.com/uknow/questions/38960/)が取れないから、直前で決められることではないの。。。田舎ではホテルの予約も大変だから、スムーズに旅をしたいなら早めに計画しないとだめだよ。。。』というようなニュアンスで伝えられます。
役に立ちそうな単語とフレーズ
at the last minute ギリギリになってから
参考になれば幸いです。
日本 
