If you don't have the actual item, I'm afraid that any returns or exchanges are not allowed.
We need the actual item for any item returns or exchanges.
「実物」→「Actual item」
「返品」→「Item return」、「交換」→「Exchange」
「If you don't have the actual item, I'm afraid that any returns or exchanges are not allowed.」というのは、
「実物がないと、恐れ入りますが返品交換できません。」という意味です。
「We need the actual item for any item returns or exchanges.」というのは、
「返品交換したい場合は実物が必要です。」という意味です。
この二つの文のニュアンスは原文のと少し変わるのですが、意味的には変わってません。
原文の「この現物が無いと返品交換できません」をそのまま英語に訳すと「You cannot do any returns or exchanges if we don't have the actual item.」になりますが、
この英文のニュアンスは命令っぽく聞こえるし、少し上から目線という感じなので、接客に対しては使わないほうがいいと思います。
Unfortunately we are unable to offer an exchange or a return if you don't have the original item.
I'm afraid exchanges and returns are not accepted if you don't have the original item.
Unfortunately / I'm afraid = 残念ながら
このフレーズで始めるととても丁寧に言い方になります。
exchange = 交換
return = 返品
not accepted = 受け入れられません
original item = 現品
Unfortunately we are unable to offer an exchange or a return if you don't have the original item. = 残念ながら現品がない場合、返品や交換は受け取ってないです。
I'm afraid exchanges and returns are not accepted if you don't have the original item. ＝ 残念ながら現品がない限り、返品や交換はできません。
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