① We are sorry to hear that you have not received the documents yet.
② We will contact the person in charge to see if they are delivered already.
①＋②の例文で、メッセージが伝わると思います。
①の例文では、「必要な書類が届いていないのを詫びる」内容です。ここで大切なのは、「あなたから、書類が届いていないと聞いて、残念に思う」と言っている点です。
まだ、どんな理由で遅れているのか分かりませんね。それは、この文を書いているのは、担当者ではありません。だから、単に「I am sorry for the delay.」と言ってはいけません。
原因を突き止めた後で、"Apparently, this was caused by a processing error."「明らかに、これは手配中のミスで起きました。」と弁解する程度に留めます。
②の文は、「担当者に連絡して、もう送ったかを確かめる」内容です。
the person in charge＝「担当者」
to see if 〜=「〜を確かめる」
ここまでで、お役に立つと幸いです。
感謝
日本 
