仕事において書式や決裁手順などが機能しておらず、その仕組みが目的を満たしていない時に部下に改善指示を出すとき。
「機能的な」ですぐ浮かぶのは function(機能、機能する)を使った functioing という形容詞の形ですが、やや堅いです。
特に会話では、「機能する」は work、「機能的な」は workable が使われます。
また、「考えて」はただ考えるだけではなく「新しく作る、設計する」ということを求めているので、create や design が適当でしょう。
以上から、create/design a workable system という表現をおすすめします。
回答したアンカーのサイト
毎日5分超速英語マスター!スキあらば英会話
「機能的な仕組みを考えて」というのは create a functionable system で表現することができます。
functionable は「機能的な」という意味になります。
このシチュエーションに適切な言い方になると思います。
例文 This system doesn't allow us to reach our goals, so let's create a more functionable one.
「この仕組みが目的を満たさないから、より機能的なのを作りましょう。」
参考になれば幸いです。