Check if all of the materials have been collected before the deadline, and in the case that they haven't, press for their collection; and in the case that the other person has lost the documents, prepare new ones and distribute them.
それぞれの「節」(コンマで区切られた部分）を別々の文章として扱ったら英語が整えやすくなる。
「配布書類を締め切り日までに全て回収できたかチェックする」Check if all of the materials have been collected before the deadline
「まだの場合は催促する手はずを整え、」and in the case that they haven't, press for their collection,
「相手が失っている場合は新しいものを用意して渡します」and in the case that the other person has lost the documents, prepare new ones and distribute them.
最初の言い方は、To organize the data files は、書類を管理すると言う意味として使われていました。
最初の言い方では、organize は、管理すると言う意味として使われています。data files は、書類と言う意味として使われていました。
二つ目の言い方は、To manage all the documents は、全書類を管理すると言う意味として使われています。
二つ目の言い方では、manage は、管理すると言う意味として使われていました。all the documents は、全書類と言う意味として使われています。
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