Please let us know when you know for sure that you will be traveling.
こんにちは。
様々な表現の仕方があると思いますが、例えば下記のような言い方はいかがでしょうか:
・Please let us know when you know for sure that you will be traveling.
「旅行することが確定しましたら、お知らせください」
let us/me know で「お知らせください」と伝えることができます。
know for sure は「確信している」「はっきりわかる」のようなニュアンスです。
ぜひ参考にしてください。