こんにちは！
ご質問ありがとうございます。
『その場、その状況に応じて』は、
accordingly という単語で『状況に応じて適切にな方法で』と表現できます。
『ミーティングなどを事前にテーマなど決めずその場の状況に応じて臨機応変に行いましょう』は、
Instead of deciding a theme prior to each meeting, let’s hold a meeting as needed and discuss things accordingly.
として
『各ミーティング前にテーマを決める代わりに、必要な時にミーティングを開催し、状況に応じて話し合っていきましょう。』
と表現しました。
メモ
instead of ～の代わりに
prior to ～より前に、～に先立って
accordingly 状況に応じて適切にな方法で
参考になれば幸いです。
おっしゃられている内容は以下のように表現できると思いましたm(__)m
depending on the situation「状況に応じて」
例）
Let's decide what to do depending on the situation.
「状況に応じてどうするか決めましょう」
あるいは、flexibly「柔軟に」という副詞を使ってみるのも良いと思います。
We should deal with situations flexibly.
「柔軟に状況に対処すべきです」
以上です。
少しでも参考になれば幸いです(*^_^*)
★★大阪カフェレッスン英会話講師KOGACHI
日本 
