I didn’t properly confirm when, where, and what documents were needed.
・**I didn’t properly confirm when, where, and what documents were needed.**
「properly(適切に・ちゃんと)」を入れることで、自分の確認が不十分だったことを丁寧に表現できます。
・**There was a lack of checking the required documents — when, where, and what.**
lack of ~ は「~が不足していた」。事務処理・ビジネスの場面でもよく使われます。