「全員揃ってから、お席にご案内します」は英語ではこのようです。
We will seat you once everyone has arrived.
We will seat you once everyone is here.
もう一つの言い方:
We need everyone to be here before we seat you.
ご案内する前にみんなが揃っているのは必要です。
ご参考までに。
I will take you to your seats when everyone has arrived.
Please let us know when everyone is here. We will prepare your seats.
I will take you to your seats when everyone has arrived.
みなさんが到着したら(私が)あなた方を席へお連れしますね。
この場合は席にご案内するのはあなた一人だと思うので、I を使ってもいいと思います。
Weですと「お店としてはそういう方針です」という意味が含まれますので、そういう意味であれば、あえて使うのももちろんいいと思います。
Please let us know when everyone is here. We will prepare your seats.
全員が揃ったら教えてくださいね。あなた方の席をご用意いたします。
という言い方もいいように思います。