The department head will join all of you for the meeting online because he is away on business.
Mr. XX is on a business trip to Hong Kong, so he will join the meeting via Zoom.
この場合、次のような言い方ができますよ。
ーThe department head will join all of you for the meeting online because he is away on business.
「部長は出張のため、オンラインで会議に参加される予定です」
to join for the meeting online で「オンラインで会議に参加する」
to be away on business「出張中のため不在である」
ーMr. XX is on a business trip to Hong Kong, so he will join the meeting via Zoom.
「XX部長は香港に出張中なので、Zoomで会議に参加される予定です」
to be on a business trip to XX「XXに出張中である」
to join the meeting via Zoom「Zoomで会議に参加する」
ご参考まで!