on hand at all times while the meeting is in session
stationed there for the duration of the meeting
for the duration of = ~の間
「on hand」は「手元に」という意味で、人間だと「いる」という意味になります。「available」でも大丈夫です。
開催中 = in session (会議の場合), now underway/while it's underway (キャンペーン、セールの場合)