1. 担当者が変わっただけで、書式を変えないといけないのですか?
Do we have to change the forms just because the person in charge has changed?
just = ただ…だけ、わずか
because = だから
just because は「からといって」という意味もあります。
この文の just because は多分こんな感じで説明したほうがわかりやすいと思います：
担当者が変わった（わずかのこと - just）（だから・が理由で - because）、書式を変えないといけないのですか?
2. 3分であってもそれは会議になるのですか?
Is it still considered a meeting even if it's only 3 minutes long?
even = すら、でさえ。極端な事例を強調している言葉です
if = もしも…ならば、たとえ…としても
even if = たとえ…としても（強調）
上記と同じように説明します：
（たとえ…）3分（…としても - even if）それは会議になるのですか?
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